Google Docs, Sheets, Slides เพิ่มฟีเจอร์ Approvals สำหรับการอนุมัติเอกสาร (workflow) ในองค์กร

ผู้ใช้สามารถส่งคำขออนุมัติ (approval request) ไปยังผู้ใช้คนอื่นในองค์กรได้ (อยู่ในเมนู File) และผู้รับคำขอสามารถอนุมัติ ปฏิเสธ แก้ไข คอมเมนต์เอกสารได้ หากมีการแก้ไขเอกสารในภายหลัง ผู้อนุมัติทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการเปลี่ยนแปลง หรือสามารถตั้งค่าได้ว่าถ้าอนุมัติแล้วให้ล็อคห้ามแก้ไขไฟล์อีก

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้เหมาะกับการตรวจสอบเอกสารสำคัญๆ อย่างสัญญาหรือเอกสารทางกฎหมาย ที่จำเป็นต้องมีคนอนุมัติอย่างเป็นทางการ

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้เป็นค่าดีฟอลต์ (แอดมินองค์กรสามารถปิดได้) และทยอยเปิดให้ผู้ใช้ Google Workspace บางส่วนแล้ว (บัญชีแบบส่วนตัวจะไม่ได้ฟีเจอร์นี้)

การค้นหาไฟล์ แฟ้มเอกสารใน Google Drive อาจเป็นงานที่ใช้เวลามากกว่าที่คิด และการพิมพ์ค้นหาโดยใช้คีย์เวิร์ดอาจได้ผลลัพธ์การค้นหาที่กว้างเกินไป ล่าสุด Google Workspace กำลังทดสอบฟังก์ชั่นช่วยค้นหาแบบใหม่ ใช้ฟิลเตอร์แยกประเภทไฟล์ที่จะค้นหาได้ แบบเดียวกับที่มีใน Gmail ตอนนี้

กูเกิลประกาศปรับปรุงแถบเมนูของ Google Sheets เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถหาคำสั่งที่ต้องการ หรือคำสั่งที่สำคัญได้ดีขึ้น

การเปลี่ยนแปลงนี้ผลในแถบเมนูของทุกฟังก์ชันใน Sheets เช่น เมนูบาร์และคำสั่งคลิกขวา ใช้พื้นที่น้อยลง เพื่อให้เข้ากับหน้าจอขนาดเล็ก, ลดคำอธิบายของแต่ละฟังก์ชันให้สั้นลง, เพิ่มไอคอนประกอบทุกคำสั่ง ทำให้สังเกตและรับรู้ได้ง่ายขึ้น รวมทั้งเพิ่มทางลัดสำคัญในคลิกขวา เช่นการ freeze แถว-คอลัมน์

การเปลี่ยนแปลงนี้มีผลกับผู้ใช้ Google Workspace, G Suite Basic และบัญชีกูเกิลส่วนตัวทุกคน โดยเริ่มทยอยมีผลตั้งแต่ 26 ตุลาคม 2021 เป็นต้นไป

ที่มา: กูเกิล

กูเกิลประกาศปรับรายละเอียดของ Gmail เวอร์ชันบนเว็บ โดยปุ่มเขียนอีเมลหรือ Compose ซึ่งเดิมปรับเป็นไอคอนรูปปากกาขนาดเล็กเมื่อต้นปี จะกลับมาใช้ปุ่มที่มีคำว่า Compose ประกอบอยู่ด้วยแบบเดิม

โดยกูเกิลให้เหตุผลว่าได้รับฟังข้อเสนอแนะจากผู้ใช้งาน ว่าการเพิ่มคำว่า Compose เข้ามาด้วย ทำให้เข้าใจในการใช้งานง่ายกว่า

การเปลี่ยนแปลงนี้จะเริ่มทยอยมีผลตั้งแต่ 3 พฤศจิกายนเป็นต้นไป มีผลกับผู้ใช้ Google Workspace และบัญชี Google ส่วนบุคคลทุกคน

ที่มา: 9to5Google

Google Workspace ออกอัพเดตในส่วนบัญชีรายชื่อผู้ติดต่อ Google Contacts โดยเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดต่อกับคนในหน่วยงานเดียวกันดังนี้

• เพิ่มเวลาท้องถิ่น หรือไทม์โซน ของแต่ละคน
• ชั่วโมงทำงาน โดยจะแสดงไอคอนหาก ณ เวลานั้น เป็นช่วงนอกเวลางานของแต่ละคน
• เส้นแผนผังที่ไม่ใช่หัวหน้า เพิ่มเส้นประในผังบังคับบัญชา สำหรับแอดมิน หรือพาร์ทเนอร์ของคนนั้น
• ไฟล์ที่แชร์ให้กัน แสดงข้อมูลไฟล์ที่แต่ละคนเคยแชร์ให้

อัพเดตนี้เริ่มทยอยมีผลตั้งแต่วันจันทร์ที่ผ่านมา กับผู้ใช้ Google Workspace ทุกคน รวมทั้ง G Suite Basic และลูกค้า Business

Google Slides ประกาศการเปลี่ยนแปลงคำเรียกปุ่มนำเสนอสไลด์ จากเดิมใช้คำว่า Present มาเป็นคำว่า Slideshow เริ่มทยอยมีผลกับผู้ใช้งาน Google Workspace ทุกคนตั้งแต่ 1 ตุลาคม 2021 เป็นต้นไป รวมไปถึง G Suite Basic และ G Suite Business ด้วย แต่ไม่ได้บอกว่ามีผลกับบัญชีกูเกิลทั่วไปหรือไม่

กูเกิลให้เหตุผลว่าการเปลี่ยนคำเรียกนี้ น่าจะช่วยให้ผู้ใช้งานไม่สับสน โดยเฉพาะเวลาแชร์หน้าจอใน Meet ซึ่งกูเกิลเพิ่มฟีเจอร์แชร์สไลด์ได้โดยตรงไม่ต้องสลับแอปไปมา อย่างไรก็ตามใน Meet นั้นคำเรียกปุ่มแชร์หน้าจอก็เป็นคำว่า Present เหมือนกัน กูเกิลจึงน่าจะแก้ไขคำเรียกนี้ใน Slides เพื่อลดความสับสนนั่นเอง

Google Docs ประกาศฟีเจอร์ที่หลายๆ คนรอคอยกันมานาน นั่นคือ background watermark หรือใส่ภาพลายน้ำที่พื้นหลักของเอกสารทุกฉบับ

วิธีการใช้งานง่ายๆ คือมีเมนู Insert > Watermark เพิ่มเข้ามา เลือกรูปภาพที่ต้องการใช้เป็นลายน้ำ เท่านั้นก็เรียบร้อย กูเกิลบอกว่ากำลังทยอยปล่อยฟีเจอร์นี้ให้ผู้ใช้ทุกคนภายในช่วงกลางเดือนตุลาคมนี้

ของใหม่อีกอย่างที่ออกมาพร้อมกันคือ ขยายช่องคอมเมนต์ในเอกสาร Google Docs ให้กว้างขึ้น จากของเดิมกว้าง 35 ตัวอักษร มาเป็น 50 ตัวอักษร (เพิ่มขึ้น 43%) ช่วยให้การอ่านคอมเมนต์ยาวๆ สะดวกขึ้น

กูเกิลผนวกฟีเจอร์แชทจาก Google Chat เข้าไปยังปฏิทิน Google Calendar ทำให้เราสามารถแชทกับผู้ร่วมประชุมในนัดหมายได้ล่วงหน้า เช่น มีคนส่งปฏิทินนัดประชุม แล้วคนในองค์กรสามารถกดปุ่มแชทเพื่อคุยกันเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนประชุมได้ (หรือแชทระหว่างการประชุมก็ได้ เช่น บอกว่าขอมาประชุมสาย) แทนการคุยกันผ่านอีเมลอย่างเดียวแบบเดิม

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้เป็นค่าดีฟอลต์ใน Google Workspace ใช้ได้ทั้งบนเว็บและบนแอพมือถือ ตอนนี้กูเกิลทยอยปล่อยให้องค์กรบางส่วนแล้ว และจะปล่อยครบภายในวันที่ 4 ตุลาคมนี้

Google Meet ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับผู้ใช้งานผ่านเว็บ โดยจะปรับแสงอัตโนมัติ ในกรณีที่ผู้ใช้งานอยู่ในสภาพแสงน้อย ช่วยทำให้วิดีโอที่ออกมามีความชัดเจนมากขึ้น

ฟีเจอร์นี้ Google Meet เพิ่มเข้ามาครั้งแรกเมื่อต้นปีที่แล้ว แต่รองรับเฉพาะการใช้งานผ่านแอปบนมือถือ

กูเกิลบอกว่าจะทยอยเพิ่มฟีเจอร์นี้ตั้งแต่ 20 กันยายน เป็นต้นไป มีผลกับผู้ใช้งาน Google Workspace และ G Suite Basic กับ Business โดยแอดมินของ Google Workspace องค์กรไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม ส่วนผู้ใช้งานจะถูกแนะนำให้เปิดใช้งานหากอุปกรณ์รองรับ แต่สามารถเลือกปิดได้เองในการตั้งค่าบัญชี

Google Workspace อัพเดตชุดใหญ่ เริ่มจาก Google Meet เร็วๆนี้ กูเกิลเตรียมเปิดใช้งาน Google Meet calling หรือการเพิ่มปุ่มกดวิดีโอคอลลงใน Gmail บนมือถือ กดครั้งเดียวเพื่อคุยวิดีโอคอลแบบ 1 ต่อ 1 ได้ทันที

กูเกิลได้เข้าซื้อกิจการ Playspace แพลตฟอร์มเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ซึ่งมีทั้งการจัดประชุมออนไลน์, ระดมความคิด และสังสรรค์ โดยเครื่องมือใน Playspace จะถูกนำเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace ซึ่งกูเกิลพยายามปรับปรุงคุณสมบัติให้รองรับการทำงานแบบไฮบริดมากขึ้น

เครื่องมือของ Playspace มีคุณสมบัติทำงานคล้ายกับ Google Meet แต่เน้นไปที่รองรับการทำงานร่วมกัน เช่นมีแถบแสดงสถานะ ปฏิทิน รายชื่อผู้ติดต่อ ห้องย่อย กระดานไวท์บอร์ด กระดาษทด ปุ่มเปิดเพลงฟัง ระบบแชร์หน้าจอที่สามารถแก้ไขเนื้อหาร่วมกันได้

Playspace ระบุว่าบริการทั้งหมดจะปิดให้บริการตั้งแต่ 9 กันยา และลบข้อมูลทั้งหมด โดยผู้ใช้เดิมสามารถดาวน์โหลดข้อมูลออกมาก่อนได้

Google Workspace เพิ่มคุณสมบัติเมื่อใช้งานไฟล์ของ Microsoft Office ผ่าน Google Docs, Sheets, Slides โดยสามารถพรีวิวดูไฟล์ของ Office ที่ embed อยู่ในเอกสารได้ โดยไม่ต้องเปิดไปหน้าเว็บใหม่ หรือเลือกเซฟไฟล์นี้ที่ Drive หรือดาวน์โหลดออกมาก็ได้

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้ เป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้งาน Workspace ร้องขอกันเข้ามามาก เพราะช่วยให้สามารถทำงานได้ไหลลื่นขึ้น โดยคุณสมบัติดังกล่าวเริ่มทยอยเปิดใช้งานแล้ววันนี้ มีกับผู้ใช้ Workspace ทุกประเภท รวมทั้ง G Suite และผู้ใช้งานทั่วไป

Google Calendar เริ่มเปิดใช้งาน Time Insights เป็นเครื่องมือ analytic ที่ช่วยให้เห็นภาพรวมว่า ในแต่ละวันเราประชุมออนไลน์กันมากแค่ไหน หากมากเกินไปจะได้ช่วยให้เราจัดารลดจำนวนการประชุมลงได้ ป้องกันความเหนื่อยล้าจากการประชุมอยู่บนหน้าจอเป็นเวลานาน

Google ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ Smart Reply สำหรับ Google Docs เพื่อการตอบคอมเมนท์ในเอกสารโดยจะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมให้

วิธีการทำงานของ Smart Reply บน Google Docs จะคล้ายกับฟีเจอร์เดียวกันบน Gmail คือ Google จะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมปรากฏด้านล่างของกล่องข้อความ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ตอบแชทใน Google Docs ได้เร็วกว่าเดิม

Google Sheets เป็นแอปล่าสุดที่มียอดดาวน์โหลดสะสมบน Play Store มากกว่า 1 พันล้านครั้งเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ตามหลังแอปประเภทเดียวกัน Microsoft Excel ที่ครบ 1 พันล้านครั้ง เมื่อปี 2019

เมื่อปี 2019 Google Sheets มียอดดาวน์โหลดสะสมที่ 500 ล้านครั้ง นอกจากนี้แอปก็ไม่ได้ pre-install มาให้บนอุปกรณ์ Android ส่วนใหญ่

ที่มา: 9to5Google

Google Workspace เปิดตัวอินเทอร์เฟซใหม่ที่เรียกว่า Spaces มันเป็นการนำระบบแชท-วิดีโอคอลล์ Google Chat และ Google Meet เข้าไปฝังในแอพตัวอื่นอย่าง Gmail หรือ Google Docs

อินเทอร์เฟซนี้ไม่ใช่ของใหม่ทั้งหมด เพราะกูเกิลเคยทำมันออกมาแล้วในปี 2020 ชื่อว่า Rooms แต่บอกว่านี่เป็นวิวัฒนาการล่าสุดของ Rooms แล้วเปลี่ยนชื่อเป็น Spaces (หรือจะมองว่ามันคือ Google Wave คืนชีพก็ได้เช่นกัน)

รูปแบบการใช้งาน Spaces จะเป็นการสร้างห้อง (space) เชิญคนที่เกี่ยวข้องมาเข้าห้อง ในห้องนั้นจะมีหน้าจอแชท ไฟล์ และงาน (tasks) ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคต์หรือทีมนั้นๆ

ซอฟต์แวร์อีเมลและแอพสายทำงานของกูเกิล เคยแยกขาดจากกันเป็น 2 ส่วนชัดเจนคือ Gmail/GDocs/Drive สำหรับผู้ใช้ทั่วไป และ G Suite สำหรับบัญชีองค์กร ถึงแม้พื้นฐานเป็นซอฟต์แวร์ตัวเดียวกัน แต่ฟีเจอร์ไม่เท่ากัน

หลังกูเกิลเปลี่ยน G Suite มาเป็น Google Workspace ในช่วงปลายปี 2020 ก็มีนโยบายใหม่ว่าจะควบรวมทั้ง 2 ระบบเข้าด้วยกัน วันนี้กูเกิลเปิดตัว Google Workspace Individual เปิดให้ผู้ใช้ทั่วไป (ขอแค่มีบัญชีกูเกิล) เข้ามาใช้งาน Google Workspace ได้แล้ว

กูเกิลบอกว่านโยบายนี้ออกมาเพื่อตอบโจทย์เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ประกอบการ ให้สามารถทำงานได้ดีขึ้น โดยไม่ต้องแยกบัญชีกัน สามารถใช้บัญชีเดียวทำได้ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

กูเกิลประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใน Google Workspace สำหรับลูกค้าองค์กร ทั้งการเข้ารหัสและการป้องกันข้อมูลรั่วไหล แบ่งเป็น 3 ฟีเจอร์ ได้แก่

Google Meet ประกาศเพิ่มฟีเจอร์เปลี่ยนภาพพื้นหลังไว้ตั้งแต่เดือนมีนาคม แต่นั่นเป็นการประกาศเฉยๆ ว่าจะทำ

เวลาผ่านมาหนึ่งไตรมาส นานจนหลายคนอาจลืมไปแล้ว ตอนนี้ Google Meet for Android เริ่มได้ฟีเจอร์เปลี่ยนภาพพื้นหลังกันจริงๆ แล้ว

ที่มา - Google Workspace Updates, 9to5google

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือ วางรูปภาพไว้อยู่ด้านหน้าหรือด้านหลังข้อความได้แล้ว (บางคนแซวว่าไมโครซอฟท์ทำมาตั้งแต่ Word 97) กูเกิลยอมรับว่าฟีเจอร์นี้ออกแบบมาเพื่อเปิดเอกสารจาก Word แล้วไม่เพี้ยน

เก็บตกการอัพเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ ใน Google Workspace เน้นฟีเจอร์การทำงานร่วมกันโดยสลับแอปให้น้อยที่สุดภายใต้คอนเซปต์ Smart Canvas โดยกูเกิลเพิ่มปุ่มวิดีโอคอล Google Meet ใน Google Docs, Slides และ Sheets เท่ากับว่าผู้ใช้งานสามารถกดวิดีโอคอลหาเพื่อนร่วมงานและพูดคุยเกี่ยวกับงานตรงหน้าได้ทันที เริ่มเปิดใช้งานช่วงปลายปีในฤดูใบไม้ร่วงปีนี้

นอกจากนี้ กูเกิลยังเพิ่มการแปลคำบรรยายสดใน Google Meet จากภาษาอังกฤษเป็นภาษาอื่นได้แก่ สเปน, โปรตุเกส, ฝรั่งเศส, หรือเยอรมันและจะเพิ่มภาษาอื่นเข้ามาในอนาคต

กูเกิลประกาศอัพเดตบริการ Google Workspace ในสามแอปหลักคือ Docs, Sheets, และ Slide ทั้งสามแอปจะสามารถแก้ไขและสร้างไฟล์ใหม่ระหว่างประชุมใน Google Meet หรือในแชต Google Chat ได้ทันที

ตัว Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญเป็นชุด ได้แก่ การเมนชั่นคนในไฟล์เอกสารโดยตรง, วางไฟล์ลงไปในตัวเอกสาร พร้อมรูปแบบเอกสารแบบไม่มีหน้ากระดาษ ทำให้แก้ไขเป็นธรรมชาติกับเว็บมากขึ้น สามารถใส่ตารางเฉพาะทางลงในเอกสาร เช่นการติดตามโครงการ และสามารถกดอีโมจิตามส่วนต่างๆ ของเอกสารได้

Sheets เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือสามารถแสดงเอกสารเป็น timeline เพื่อการประสานงานโครงการได้ ตัวสร้างสูตรเมื่อมีความผิดพลาดจะสามารถแนะนำสูตรที่ถูกต้องให้อัตโนมัติ

Adobe และ Google Workspace เพิ่มการทำงานร่วมกัน ให้สามารถเรียกดูผลงานจำพวก อาร์ตเวิร์ค โลโก้ ธีมสีที่ทำไว้บน Creative Cloud Libraries เข้ามาใน Google Docs และ Slides ได้ ลดขั้นตอนในการตัดแปะรูปภาพเข้ามาในเอกสาร

ผู้ใช้งาน Google Workspace สำหรับ G Suite Basic และ G Suite Business จะได้รับอัพเดตฟีเจอร์ใหม่ใน Google Calendar คือแสดงพาเนล Google Maps เมื่อกดดูสถานที่นัดหมาย ไม่ต้องกดบราวเซอร์ใหม่ และเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้เพิ่มสถานที่ถูกต้อง โดยกดตรงไอคอนหลังแท็บสถานที่ใน Google Calendar

ตัวฟีเจอร์ใหม่จะค่อยๆ ทยอยปล่อยให้ลูกค้าตั้งแต่วันที่ 3 พ.ค. ส่วนองค์กรไหนที่ลงทะเบียน Rapid Release หรือ เป็นกลุ่มแรกๆ ที่จะได้ใช้งานฟีเจอร์ใหม่ของ Google Workspace จะเริ่มใช้ได้ตั้งแต่วันที่ 19 เม.ย.

กูเกิลรายงานปัญหาใน Google Drive ที่ส่งผลต่อการใช้งานบางส่วน โดยส่วนที่กระทบหลักคือบริการ Google Docs, Google Sheets และ Google Slides ไม่สามารถสร้างเอกสารใหม่ได้ แต่ยังสามารถเข้าถึงและดูเอกสารได้ตามปกติ

ในหน้ารายงานสถานะของบริการกูเกิล ระบุว่าผู้ใช้งานทั้ง 4 บริการดังกล่าว อาจพบข้อความ error หรือใช้เวลาในการตอบสนองนาน หรืออาจพบการทำงานที่ไม่คาดหมายอื่น ๆ

ปัญหาดังกล่าวกูเกิลเริ่มรายงานตั้งแต่เวลา 20.36น.

อัพเดต: ปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขตั้งแต่เวลา 23.20น.