พร้อมกับการประกาศว่า Google Photos เลิกพื้นที่สตอเรจไม่จำกัด กูเกิลยังประกาศว่า Google Drive จะเริ่มนับพื้นที่ของไฟล์ชนิด Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms, Jamboard แล้ว

ก่อนหน้านี้ Google Drive นับพื้นที่เก็บข้อมูลเฉพาะไฟล์ที่เราอัพโหลดขึ้นไปเองเท่านั้น ไม่รวมถึงไฟล์จำพวก Docs ที่สร้างจากบริการของกูเกิล แต่หลังวันที่ 1 มิถุนายน 2021 เป็นต้นไป Google Drive จะเริ่มนับโควต้าของไฟล์ทุกประเภท (ไฟล์เก่าไม่ถูกนับ นับเฉพาะไฟล์ที่สร้างใหม่หรือไฟล์เก่าที่ถูกแก้ไขหลัง 1 มิ.ย.)

กูเกิลให้เหตุผลว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ต้องการปรับนโยบายให้เหมือนผู้เล่นรายอื่นๆ ในอุตสาหกรรม ที่นับขนาดของไฟล์ทุกประเภทเช่นกัน

กูเกิลประกาศรีแบรนด์ G Suite เป็นชื่อใหม่ Google Workspace พร้อมเปลี่ยนไอคอนแอพในชุดทั้ง 5 ตัวได้แก่ Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive, Google Meet ให้เป็นดีไซน์ใหม่ทั้งหมด

นอกจากเรื่องการรีแบรนด์และไอคอนชุดใหม่แล้ว ภาพรวมของ Workspace ตัวใหม่เน้นที่การทำงานร่วมกัน (collaboration) ผ่านระบบของ Chat และ Meet เป็นหลัก (ที่กูเกิลเคยโชว์ไปก่อนหน้านี้) เราจะเห็นหน้าจอแชทถูกแทรกซึมเข้าไปในหน้า Gmail, หน้าจอ Meet แบบ picture-in-picture ลอยทับใน Google Docs, รวมถึงการแก้เอกสารผ่าน Google Docs ในหน้า Gmail ได้โดยตรง

Google เริ่มปล่อยอัปเดต Dark Theme ให้กับแอปในเครือ G Suite อย่าง Docs, Slides, Sheets บน Android เป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่า Dark Theme ของแต่ละแอปได้ที่ Menu > Settings > Theme > Dark โดยหากตั้งค่าระบบเป็น Dark Mode อยู่แล้ว แอปจะเปลี่ยนเป็นโหมดมืดให้โดยอัตโนมัติ

กูเกิลประกาศเพิ่ม 2 คุณสมบัติให้กับผู้ใช้ Google Docs ได้แก่ฟีเจอร์ Smart Compose (เปิดทดสอบตั้งแต่ปลายปีก่อน) และ Autocorrect แก้คำผิดอัตโนมัติ

โดย Smart Compose เป็นฟีเจอร์ที่เหมือนใน Gmail ช่วยเดาคำที่เราจะพิมพ์ถัดไป ส่วน Autocorrect จะแก้ไขคำผิดให้ทันที และขีดเส้นใต้สีเทาให้ทราบว่าคำนี้ถูกแก้ไข ผู้ใช้สามารถเลือกปิดการทำงานฟีเจอร์เหล่านี้ได้

อย่างไรก็ตามทั้ง Smart Compose และ Autocorrect จะเปิดให้กับผู้ใช้ G Suite แบบเสียเงินเท่านั้น โดยผู้ใช้กูเกิลทั่วไปไม่ได้ฟีเจอร์นี้

ผู้ใช้ Gmail คงคุ้นเคยกับฟีเจอร์ Smart Compose ที่กูเกิลใช้ AI คาดเดาว่าเราจะเขียนอะไร และเสนอคำหรือวลีถัดไปมาให้เป็นตัวสีเทาๆ

ฟีเจอร์นี้กำลังจะมาอยู่บน Google Docs ด้วย ในแง่การใช้งานไม่มีอะไรแตกต่างกันเลย (เพราะเป็นเอนจินตัวเดียวกัน) ตอนนี้เปิดทดสอบแล้วแบบ Beta (ต้องให้แอดมินองค์กรเป็นผู้สมัครเข้าทดสอบก่อน) และยังรองรับเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น

Google Docs ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ของการใส่ลำดับเลขหน้าในเอกสาร โดยผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งในรายละเอียดได้มากขึ้น อาทิ กำหนดให้ใส่เลขหน้าแบ่งเป็นช่วง หรือกำหนดลำดับเลขหน้าเริ่มต้นตามที่ต้องการ

สำหรับการใส่เลขหน้าแบ่งเป็นช่วง ผู้ใช้งานต้องสร้าง Section ขึ้นมาในเอกสารก่อน จึงสามารถกำหนดต่อได้ว่าต้องการให้เรียงเลขหน้าเฉพาะส่วนของเอกสาร รวมถึงสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้เริ่มเรียงเลขหน้าจากตัวเลขใด โดยไปที่ Insert > Page Numbers > More options

ฟีเจอร์นี้จะทยอยเปิดให้กับผู้ใช้ G Suite ทุกคน มีผลตั้งแต่วันนี้

ที่มา: กูเกิล

กูเกิลประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกให้แสดงตัวนับจำนวนคำ (Word count) ได้ที่มุมด้านล่างซ้ายของหน้าจอ ระหว่างกำลังพิมพ์เอกสาร ซึ่งกูเกิลบอกว่าเป็นคุณสมบัติหนึ่งที่มีผู้ใช้ต้องการ โดยเฉพาะกับงานที่ต้องพิมพ์ให้ได้ตามจำนวนคำขั้นต่ำ หรือไม่เกินจำนวนคำสูงสุด

ปัจจุบัน Google Docs มีตัวนับจำนวนคำ กับจำนวนตัวอักษรอยู่แล้ว โดยต้องไปกดดูที่ Tools > Word Count แต่ในคุณสมบัติใหม่นี้ผู้ใช้เลือกให้แสดงผลได้เลยโดยไปที่ Tools > Word count > Display

คุณสมบัติใหม่นี้จะเปิดให้เฉพาะผู้ใช้ G Suite ก่อน มีผลกับทุกคนภายในต้นเดือนตุลาคม

ผู้ใช้ Google Docs, Sheets และ Slides อาจเคยเห็นสัญลักษณ์แสดงผู้ใช้งานที่เข้ามาร่วมใช้เอกสารแบบไม่ล็อกอิน ซึ่งเป็นรูปสัตว์ต่าง ๆ พร้อมคำว่า anonymous คราวนี้กูเกิลเพิ่มความจริงจังในเรื่องนี้ขึ้นอีก เนื่องในวันพืชพรรณสัตว์ป่าใกล้สูญพันธุ์โลก (Endangered Species Day) ซึ่งกำหนดตรงกับวันศุกร์ที่ 3 ของเดือนพฤษภาคม โดยปีนี้ก็ตรงกับศุกร์ที่ 17 พฤษภาคม ที่ผ่านมา

ที่ผ่านมาการแก้ไขไฟล์ตระกูล Microsoft Office อย่าง Words, Excel และ PowerPoint ผ่าน Google Docs, Slides และ Sheets จะต้องแปลงไฟล์ก่อนถึงจะนำไปเปิดและแก้ไขได้

ล่าสุด Google ประกาศว่าทั้ง Google Docs, Slides และ Sheets เตรียมรองรับไฟล์ตระกูล Office ทั้งหมดแล้ว โดยสกุลไฟล์ที่รองรับมีทั้ง .doc, .docx, .dot สำหรับ Words .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt สำหรับ Excel และ .ppt, .pptx, .pps, .pot สำหรับ PowerPoint โดยบริเวณซ้ายบนที่เป็นชื่อไฟล์ จะมีสกุลไฟล์บอกไว้ด้วย เช่น .docx

Google ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะเริ่มกับผู้ใช้ในกลุ่ม G Suite ก่อนจะตามมาด้วยกลุ่มผู้ใช้ทั่วไป

Dropbox กับ Google Drive อาจเป็นคู่แข่งโดยตรงซึ่งกันและกัน แต่ไม่ได้แปลว่าจะร่วมมือกันไม่ได้เสมอไป

ในงาน Google Cloud Next เมื่อคืนนี้ Dropbox ประกาศความร่วมมือกับกูเกิล เพื่อให้สร้างและแก้ไขไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้จากตัวแอพของ Dropbox โดยตรง

ผู้ใช้จำเป็นต้องล็อกอินทั้ง Dropbox และ Google ก่อน จากนั้นสามารถสร้างไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้เหมือนไฟล์ปกติ และเมื่อคลิกเพื่อเปิดไฟล์ ก็จะเปิดไฟล์นั้นผ่านเว็บเบราว์เซอร์อีกทีหนึ่ง สามารถค้นหาข้อมูลภายในไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides จากระบบค้นหาของ Dropbox ได้ด้วย

ห้องเรียนเดี๋ยวนี้ นักเรียนอาจไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้มือถือ แต่ใช้คอมพิวเตอร์ได้ และครูก็สามารถใช้ Google Docs เป็นสื่อสารสอนให้นักเรียนตามบทเรียนได้ทัน ทำให้นักเรียนมีวิธีแอบคุยกันในห้องเรียนด้วยการใช้ฟีเจอร์คอมเม้นท์ใน Google Docs แทนการส่งกระดาษชิ้นเล็กให้กันเหมือนในอดีต

The Atlantic ได้สัมภาษณ์กลุ่มวัยรุ่นวัยเรียน Skyler นามสมมติอายุ 15 บอกว่า เขาแทบไม่ใช้การแอบส่งกระดาษในห้องเรียนแล้ว วิธีการที่พวกเขาทำคือ ลากไฮไลต์บางข้อความ จะขึ้นป๊อบอัพให้คอมเม้นท์ และเขียนตอบกลับต่อๆ กันลงมาได้ และเมื่อครูเดินเข้ามาใกล้ พวกเขาก็แค่คลิก resolve คอมเม้นท์ดังกล่าวและการสนทนาทั้งหมดก็จะหายไป

การใช้แอพ Google Docs คุยกันไม่เพียงแต่ตบตาครูเท่านั้น ยังตบตาผู้ปกครองด้วย ในกรณีที่เด็กๆ โดนแบนไม่ให้เล่นโซเชียลอื่นในเวลาทำการบ้าน เด็กๆ ก็ใช้ Google Docs คุยกันตอนอยู่ที่บ้านด้วย

ก่อนหน้านี้ Google ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ และอยู่ในช่วงทดสอบ ล่าสุดฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานแล้วใน G Suite Basic, Business และ Enterprise

วิธีใช้งานก็เป็นอย่างที่ทุกคนคุ้นเคยกันคือถ้า AI ตรวจพบว่าข้อความผิดไวยากรณ์ จะปรากฏขีดเส้นใต้สีฟ้าใต้ข้อความนั้นๆ กดเข้าไป AI จะแนะนำคำที่ถูกต้องให้

Google ประกาศปรับดีไซน์ Google Docs, Sheets, Slides และ Sites บนเว็บให้เป็น Material Design แล้ว ตามผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ G Suite ที่ทยอยปรับดีไซน์ไปก่อนหน้านี้

Google ระบุว่าการปรับดีไซน์บนเว็บของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ จะยังไม่มีการเพิ่มฟังก์ชันใหม่ แต่จะมีการปรับปรุง UI หลาย ๆ จุด เช่น ตัวอักษรจะเปลี่ยนไปใช้ตัวอักษรที่ Google ดีไซน์เอง, ปุ่มต่าง ๆ จะออกแบบมาสอดคล้องกัน ส่วนไอคอนก็จะมีรูปแบบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

สำหรับรอบการปล่อย Material Design ของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดนี้ ในรอบ Rapid จะเริ่มต้นตั้งแต่ 15 มกราคม ใช้เวลาราว 15 วัน ส่วน Full Rollout จะเริ่มวันที่ 11 กุมภาพันธ์ ใช้เวลาราว 1-3 วัน

G Suite เตรียมเพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีบัญชีกูเกิล สามารถดู, แสดงความเห็น หรือแนะนำการแก้ไขเอกสารได้ใน Google Docs, Sheets และ Slides ที่มีผู้ใช้งาน G Suite ในองค์กรแชร์มา เนื่องจากหลายครั้งหน่วยงานก็จำเป็นต้องแชร์เอกสารเหล่านี้ให้พาร์ทเนอร์ ตลอดจนลูกค้าตรวจสอบ

รูปแบบที่ G Suite ใช้เพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร คือการสร้างพินโค้ด ที่เจ้าของเอกสารส่งอีเมลคำเชิญให้คนภายนอกเข้ามาดูเอกสารนั้น ๆ ซึ่งจะต้องกรอกพินโค้ดจึงจะเข้าถึงได้

สถานะของการแชร์เอกสารผ่านพินโค้ดตอนนี้ยังเป็นเบต้า โดยผู้ดูแลระบบ G Suite สามารถขอเข้าร่วมทดสอบได้ที่ลิงก์นี้

Google เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ใน G Suite เป็นทางลัดที่ช่วยให้สร้างไฟล์งานใหม่บน Docs, Sheets, Slides, Sites และ Forms ได้ง่ายขึ้น คือพิมพ์โดเมน .new แทนการเปิดเข้าเว็บ Google Drive หรือ G Suite แล้วกดสร้างเอกสารใหม่

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการสร้างเอกสารใหม่บน Google Doc ให้พิมพ์บนแอดเดรสบาร์ว่า doc.new, docs.new หรือ documents.new ก็จะเปิดหน้าเว็บเป็น Google Doc พร้อมสำหรับการเริ่มพิมพ์งานทันที ส่วนไฟล์งานรูปแบบอื่น ใช้ให้โดเมนดังนี้

กูเกิลประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ โดยจากเดิมที่สามารถตรวจสอบตัวสะกดคำ ก็จะมีส่วนตรวจสอบไวยากรณ์ที่น่าจะใช้ผิดพลาด และแนะนำคำที่ควรแก้ไข

จุดเด่นของคุณสมบัตินี้คือการตรวจสอบภาพรวมของภาษา ไวยากรณ์ ชนิดของคำ ที่ใช้ ว่าถูกต้องดีหรือไม่ ซึ่งเป็นมากกว่าการมองหาว่ามีคำที่สะกดผิดหรือไม่ กูเกิลบอกว่าเป็นการตรวจโดยอาศัยฐานข้อมูลที่เรียนรู้และพัฒนามาเป็น AI ในการตรวจสอบบทความนี้

กูเกิลบอกว่าจะเริ่มต้นเครื่องมือตรวจสอบนี้ใน Google Docs และจะขยายไปสู่แอปอื่นใน G Suite ในอนาคต

ฟีเจอร์นี้อยู่ในช่วงเริ่มต้นทดสอบ กับผู้ใช้ G Suite กลุ่ม EAP สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ g.co/GrammarEAP

Google เปิดตัว Course Kit ระบบเพื่อการศึกษาในห้องเรียนโดยใช้ Google Docs และ Drive มาช่วยในการเก็บงานนักเรียน, ตรวจงาน, ใส่คอมเมนท์ และแชร์เอกสารต่าง ๆ ภายในห้องเรียน

Course Kit ของ Google พัฒนาโดยใช้มาตรฐาน Learning Tools Interoperability (LTI) จึงสามารถใช้งานกับ Learning Management Systems (LMS) ที่ผู้สอนมักจะใช้เพื่อส่งเอกสารต่าง ๆ ในชั้นเรียนรวมถึงมอนิเตอร์การทำการบ้านหรือรายงานในห้องเรียนได้ หรือหมายความว่าครูและนักเรียนสามารถใช้ Google Docs กับ LMS ที่ตั้งค่าไว้แล้วได้เลย อย่างเช่นมอบหมายงานให้ทำและให้คะแนนงานโดยใช้ Google Docs ผ่าน LMS ที่ใช้งานอยู่แล้วได้เลย หรือจะฝังไฟล์จาก Google Drive เข้าไปใน LMS เดิมเลยก็ได้

กูเกิลประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้กับ Google Slides ซึ่งทำให้การใช้งานและแก้ไขสไลด์ มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น รายละเอียดดังนี้

• สามารถ insert หน้าสไลด์ที่ต้องการลงใน Google Docs ได้ ซึ่งเมื่อมีการแก้ไขที่สไลด์ต้นทาง สามารถกำหนดให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงตามกันได้ด้วย (รายละเอียด)
• เลือกเพิ่มเส้น guides และไม้บรรทัด เวลาแก้ไขสไลด์ เพื่อให้วางตำแหน่งได้แม่นยำขึ้น (รายละเอียด)
• สามารถคอมเมนต์ที่ระดับวัตถุในหน้าสไลด์ได้แล้ว (ทั้งตัวอักษรและภาพ) จากเดิมคอมเมนต์ได้ที่ระดับทั้งสไลด์

Google อัพเดต Sheets บริการสเปรดชีทภายใต้ G Suite โดยเพิ่มฟีเจอร์สำคัญในครั้งนี้คือการบันทึกมาโครไว้ใช้ประมวลผลข้อมูลหลาย ๆ ครั้งโดยผู้ใช้ไม่ต้องคอยทำงานเดิมซ้ำ ๆ

Google Sheets สามารถบันทึกมาโครได้แล้ว โดยผู้ใช้สามารถใช้มาโครไว้เพื่อให้จัดการประมวลผลข้อมูลในขั้นตอนเดิมซ้ำ ๆ แบบอัตโนมัติได้ ซึ่ง Sheets จะแปลงมาโครที่บันทึกไว้ให้เป็น Apps Script อัตโนมัติ ถ้าต้องการแก้มาโครที่เคยบันทึกไว้ก็แก้สคริปต์ได้โดยตรง ไม่ต้องบันทึกมาโครใหม่ และหากผู้ใช้ไม่สะดวกจะบันทึกมาโครก็เขียนสคริปต์ขึ้นมาและอิมพอร์ตเข้ามาเป็นมาโครใหม่เลยก็ได้

Google Sheets เพิ่มสองฟีเจอร์ใหม่ที่น่าจะถูกใจนักคำนวณทุกท่าน

ฟีเจอร์แรกคือ suggested formulas ใช้ machine learning ช่วยเดาว่าเราน่าจะใส่สูตรอะไรในเซลล์ และ "แนะนำ" สูตรให้เมื่อเราคลิกที่เซลล์นั้น ช่วยประหยัดเวลาในการเลือกและพิมพ์สูตรไปได้มาก โดยเฉพาะงานพื้นๆ อย่าง SUM หรือ AVERAGE ที่ต้องทำกันบ่อยๆ

Google Docs, Sheets, Slides ปรับปรุงฟีเจอร์ด้านการแก้ไขเอกสารร่วมกัน (collaboration) และการควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร (version control) ดังนี้

กูเกิลอัพเดตฟีเจอร์ให้ Google Sheets หลายอย่าง ฟีเจอร์สำคัญคือนำเทคนิค machine learning มาเรียนรู้ความต้องการของผู้ใช้งาน เราสามารถเปิดแท็บ Explorer ด้านขวามือ แล้วพิมพ์คำสั่งเป็นภาษาธรรมชาติ เช่น

• histogram of 2017 customer ratings
• bar chart for ice cream sales

เราก็จะได้ตาราง histogram หรือชาร์ทมาโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องลากเมาส์หรือใส่ปุ่มใดๆ เพราะ AI ของกูเกิลจะอ่านความหมายในคำที่เราพิมพ์ เทียบกับข้อมูลในเอกสาร แล้วพยายามคาดเดาสิ่งที่เราต้องการให้เสร็จสรรพ

สัปดาห์ที่แล้วเราเห็นข่าว ผู้ใช้กูเกิลถูกโจมตีด้วย Phishing แบบใหม่ ปลอมตัวเป็น Google Docs โดยเกิดจากช่องโหว่ของกูเกิลเองที่อนุญาตให้นักพัฒนาที่เรียกใช้ Google API ตั้งชื่อแอพเป็น Google Docs ได้

มาตรการฉุกเฉินของกูเกิลคือแบนนักพัฒนารายนี้เพื่อหยุดการกระจายของอีเมล Phishing และเมื่อสถานการณ์ฉุกเฉินผ่านพ้นไป กูเกิลก็เริ่มมาตรการ "ล้อมคอก" ไม่ให้เกิดปัญหาแบบเดียวกันซ้ำอีก โดยแบ่งเป็น 2 ส่วนคือ

ผู้ใช้กูเกิลรายงานเมื่อ 7 ชั่วโมงที่ผ่านมาถึงอีเมล phishing แบบใหม่ที่มุ่งขโมยบัญชีอีเมลด้วยการขอสิทธิ์เข้าจัดการอีเมลทั้งหมดของผู้ใช้ โดยปลอมตัวเป็นเหมือนอีเมลที่แจ้งเอกสารที่แชร์มาจาก Google Doc

ลิงก์ในเอกสารไม่ได้ไปยังเอกสารใน Google Doc แต่ไปยังหน้าขอสิทธิ์จัดการบัญชีกูเกิลไปยังแอปของคนร้าย โดยคนร้ายใส่ชื่อแอปตัวเองว่าเป็น "Google Doc" ผู้ใช้ต้องระวังตัวเองด้วยการกดดูอีเมลของนักพัฒนาจึงรู้ว่าไม่ใช่แอปที่สร้างโดยกูเกิลจริง

พนักงานกูเกิลเข้าไปตอบใน Reddit ระบุว่าบัญชีของคนร้ายนี้ถูกปิดไปแล้ว และ URL ที่ใช้ขโมยบัญชีก็ถูกแบนผ่าน Safe Browsing และกำลังอยู่ระหว่างการแก้ปัญหาระยะยาวไม่ให้มีการขโมยบัญชีแบบนี้อีก

WordPress ได้ออกส่วนเสริม (add-on) ใหม่สำหรับ Google Docs และทำงานได้บน Chrome เพื่อให้สะดวกในการแก้ไขโพสต์ร่วมกัน

ส่วนเสริม WordPress บน Google Docs นี้ คือจะให้ผู้ใช้มาทำการแก้ไขข้อความต่าง ๆ จากใน Google Docs แล้ว WordPress จะนำข้อความไปลงในโพสต์จริง โดยจะใช้ฟอร์แมตเกือบทั้งหมดเหมือนกับบน Docs ซึ่งผู้ใช้ก็ต้องไปดูพรีวิวสุดท้ายและกด Publish จากใน WordPress

ส่วนเสริมใหม่นี้สามารถใช้ได้ทั้ง WordPress.com และไซต์อื่นที่ใช้งาน WordPress และติดตั้งปลั๊กอิน Jetpack ไว้ สามารถดาวน์โหลดส่วนเสริมได้ที่ Chrome Web Store