Google Docs, Sheets, Slides เพิ่มฟีเจอร์ Approvals สำหรับการอนุมัติเอกสาร (workflow) ในองค์กร

ผู้ใช้สามารถส่งคำขออนุมัติ (approval request) ไปยังผู้ใช้คนอื่นในองค์กรได้ (อยู่ในเมนู File) และผู้รับคำขอสามารถอนุมัติ ปฏิเสธ แก้ไข คอมเมนต์เอกสารได้ หากมีการแก้ไขเอกสารในภายหลัง ผู้อนุมัติทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการเปลี่ยนแปลง หรือสามารถตั้งค่าได้ว่าถ้าอนุมัติแล้วให้ล็อคห้ามแก้ไขไฟล์อีก

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้เหมาะกับการตรวจสอบเอกสารสำคัญๆ อย่างสัญญาหรือเอกสารทางกฎหมาย ที่จำเป็นต้องมีคนอนุมัติอย่างเป็นทางการ

ฟีเจอร์นี้จะเปิดใช้เป็นค่าดีฟอลต์ (แอดมินองค์กรสามารถปิดได้) และทยอยเปิดให้ผู้ใช้ Google Workspace บางส่วนแล้ว (บัญชีแบบส่วนตัวจะไม่ได้ฟีเจอร์นี้)

Google Docs ประกาศฟีเจอร์ที่หลายๆ คนรอคอยกันมานาน นั่นคือ background watermark หรือใส่ภาพลายน้ำที่พื้นหลักของเอกสารทุกฉบับ

วิธีการใช้งานง่ายๆ คือมีเมนู Insert > Watermark เพิ่มเข้ามา เลือกรูปภาพที่ต้องการใช้เป็นลายน้ำ เท่านั้นก็เรียบร้อย กูเกิลบอกว่ากำลังทยอยปล่อยฟีเจอร์นี้ให้ผู้ใช้ทุกคนภายในช่วงกลางเดือนตุลาคมนี้

ของใหม่อีกอย่างที่ออกมาพร้อมกันคือ ขยายช่องคอมเมนต์ในเอกสาร Google Docs ให้กว้างขึ้น จากของเดิมกว้าง 35 ตัวอักษร มาเป็น 50 ตัวอักษร (เพิ่มขึ้น 43%) ช่วยให้การอ่านคอมเมนต์ยาวๆ สะดวกขึ้น

Google Workspace เพิ่มคุณสมบัติเมื่อใช้งานไฟล์ของ Microsoft Office ผ่าน Google Docs, Sheets, Slides โดยสามารถพรีวิวดูไฟล์ของ Office ที่ embed อยู่ในเอกสารได้ โดยไม่ต้องเปิดไปหน้าเว็บใหม่ หรือเลือกเซฟไฟล์นี้ที่ Drive หรือดาวน์โหลดออกมาก็ได้

กูเกิลบอกว่าฟีเจอร์นี้ เป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้งาน Workspace ร้องขอกันเข้ามามาก เพราะช่วยให้สามารถทำงานได้ไหลลื่นขึ้น โดยคุณสมบัติดังกล่าวเริ่มทยอยเปิดใช้งานแล้ววันนี้ มีกับผู้ใช้ Workspace ทุกประเภท รวมทั้ง G Suite และผู้ใช้งานทั่วไป

Google ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ Smart Reply สำหรับ Google Docs เพื่อการตอบคอมเมนท์ในเอกสารโดยจะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมให้

วิธีการทำงานของ Smart Reply บน Google Docs จะคล้ายกับฟีเจอร์เดียวกันบน Gmail คือ Google จะแนะนำคำตอบที่เหมาะสมปรากฏด้านล่างของกล่องข้อความ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ตอบแชทใน Google Docs ได้เร็วกว่าเดิม

Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือ วางรูปภาพไว้อยู่ด้านหน้าหรือด้านหลังข้อความได้แล้ว (บางคนแซวว่าไมโครซอฟท์ทำมาตั้งแต่ Word 97) กูเกิลยอมรับว่าฟีเจอร์นี้ออกแบบมาเพื่อเปิดเอกสารจาก Word แล้วไม่เพี้ยน

เก็บตกการอัพเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ ใน Google Workspace เน้นฟีเจอร์การทำงานร่วมกันโดยสลับแอปให้น้อยที่สุดภายใต้คอนเซปต์ Smart Canvas โดยกูเกิลเพิ่มปุ่มวิดีโอคอล Google Meet ใน Google Docs, Slides และ Sheets เท่ากับว่าผู้ใช้งานสามารถกดวิดีโอคอลหาเพื่อนร่วมงานและพูดคุยเกี่ยวกับงานตรงหน้าได้ทันที เริ่มเปิดใช้งานช่วงปลายปีในฤดูใบไม้ร่วงปีนี้

นอกจากนี้ กูเกิลยังเพิ่มการแปลคำบรรยายสดใน Google Meet จากภาษาอังกฤษเป็นภาษาอื่นได้แก่ สเปน, โปรตุเกส, ฝรั่งเศส, หรือเยอรมันและจะเพิ่มภาษาอื่นเข้ามาในอนาคต

กูเกิลประกาศอัพเดตบริการ Google Workspace ในสามแอปหลักคือ Docs, Sheets, และ Slide ทั้งสามแอปจะสามารถแก้ไขและสร้างไฟล์ใหม่ระหว่างประชุมใน Google Meet หรือในแชต Google Chat ได้ทันที

ตัว Google Docs เพิ่มฟีเจอร์สำคัญเป็นชุด ได้แก่ การเมนชั่นคนในไฟล์เอกสารโดยตรง, วางไฟล์ลงไปในตัวเอกสาร พร้อมรูปแบบเอกสารแบบไม่มีหน้ากระดาษ ทำให้แก้ไขเป็นธรรมชาติกับเว็บมากขึ้น สามารถใส่ตารางเฉพาะทางลงในเอกสาร เช่นการติดตามโครงการ และสามารถกดอีโมจิตามส่วนต่างๆ ของเอกสารได้

Sheets เพิ่มฟีเจอร์สำคัญคือสามารถแสดงเอกสารเป็น timeline เพื่อการประสานงานโครงการได้ ตัวสร้างสูตรเมื่อมีความผิดพลาดจะสามารถแนะนำสูตรที่ถูกต้องให้อัตโนมัติ

กูเกิลประกาศเตรียมเปลี่ยนแปลงวิธีการแสดงผลใน Google Docs จากปัจจุบันใช้ HTML มาเป็นแบบ Canvas ซึ่งนอกจากประสิทธิภาพการแสดงผลที่ดีขึ้น ยังทำให้แสดงผลได้ใกล้เคียงกันขึ้นเมื่ออยู่บนแพลตฟอร์มที่ต่างกัน

กูเกิลบอกว่าคุณสมบัติการใช้งานต่าง ๆ ของ Docs จะยังทำงานได้เหมือนเดิมไม่มีผลกระทบ แต่อาจพบปัญหาได้ในกรณีผู้ใช้งานผ่านเว็บบน Chrome ลง extension บางตัวไว้

การเปลี่ยนแปลงนี้ กูเกิลบอกว่าจะทยอยปรับภายในช่วงหลายเดือนข้างหน้า

ที่มา: กูเกิล

ก่อนหน้านี้กูเกิลประกาศจะเริ่มนับโควต้าพื้นที่ใช้งาน Google Drive มีผลทั้ง Google Photos และไฟล์ของ Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms และ Jamboard ที่สร้างขึ้นจากบริการกูเกิล ตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2021 เป็นต้นไป แต่ล่าสุดกูเกิลประกาศขยายเวลาออกไปอีก 8 เดือน มีผลเฉพาะลูกค้า Workspace หรือ G Suite เท่านั้น

พร้อมกับการประกาศว่า Google Photos เลิกพื้นที่สตอเรจไม่จำกัด กูเกิลยังประกาศว่า Google Drive จะเริ่มนับพื้นที่ของไฟล์ชนิด Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms, Jamboard แล้ว

ก่อนหน้านี้ Google Drive นับพื้นที่เก็บข้อมูลเฉพาะไฟล์ที่เราอัพโหลดขึ้นไปเองเท่านั้น ไม่รวมถึงไฟล์จำพวก Docs ที่สร้างจากบริการของกูเกิล แต่หลังวันที่ 1 มิถุนายน 2021 เป็นต้นไป Google Drive จะเริ่มนับโควต้าของไฟล์ทุกประเภท (ไฟล์เก่าไม่ถูกนับ นับเฉพาะไฟล์ที่สร้างใหม่หรือไฟล์เก่าที่ถูกแก้ไขหลัง 1 มิ.ย.)

กูเกิลให้เหตุผลว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ต้องการปรับนโยบายให้เหมือนผู้เล่นรายอื่นๆ ในอุตสาหกรรม ที่นับขนาดของไฟล์ทุกประเภทเช่นกัน

กูเกิลประกาศรีแบรนด์ G Suite เป็นชื่อใหม่ Google Workspace พร้อมเปลี่ยนไอคอนแอพในชุดทั้ง 5 ตัวได้แก่ Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive, Google Meet ให้เป็นดีไซน์ใหม่ทั้งหมด

นอกจากเรื่องการรีแบรนด์และไอคอนชุดใหม่แล้ว ภาพรวมของ Workspace ตัวใหม่เน้นที่การทำงานร่วมกัน (collaboration) ผ่านระบบของ Chat และ Meet เป็นหลัก (ที่กูเกิลเคยโชว์ไปก่อนหน้านี้) เราจะเห็นหน้าจอแชทถูกแทรกซึมเข้าไปในหน้า Gmail, หน้าจอ Meet แบบ picture-in-picture ลอยทับใน Google Docs, รวมถึงการแก้เอกสารผ่าน Google Docs ในหน้า Gmail ได้โดยตรง

Google เริ่มปล่อยอัปเดต Dark Theme ให้กับแอปในเครือ G Suite อย่าง Docs, Slides, Sheets บน Android เป็นที่เรียบร้อยแล้ว
ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่า Dark Theme ของแต่ละแอปได้ที่ Menu > Settings > Theme > Dark โดยหากตั้งค่าระบบเป็น Dark Mode อยู่แล้ว แอปจะเปลี่ยนเป็นโหมดมืดให้โดยอัตโนมัติ

กูเกิลประกาศเพิ่ม 2 คุณสมบัติให้กับผู้ใช้ Google Docs ได้แก่ฟีเจอร์ Smart Compose (เปิดทดสอบตั้งแต่ปลายปีก่อน) และ Autocorrect แก้คำผิดอัตโนมัติ

โดย Smart Compose เป็นฟีเจอร์ที่เหมือนใน Gmail ช่วยเดาคำที่เราจะพิมพ์ถัดไป ส่วน Autocorrect จะแก้ไขคำผิดให้ทันที และขีดเส้นใต้สีเทาให้ทราบว่าคำนี้ถูกแก้ไข ผู้ใช้สามารถเลือกปิดการทำงานฟีเจอร์เหล่านี้ได้

อย่างไรก็ตามทั้ง Smart Compose และ Autocorrect จะเปิดให้กับผู้ใช้ G Suite แบบเสียเงินเท่านั้น โดยผู้ใช้กูเกิลทั่วไปไม่ได้ฟีเจอร์นี้

ผู้ใช้ Gmail คงคุ้นเคยกับฟีเจอร์ Smart Compose ที่กูเกิลใช้ AI คาดเดาว่าเราจะเขียนอะไร และเสนอคำหรือวลีถัดไปมาให้เป็นตัวสีเทาๆ

ฟีเจอร์นี้กำลังจะมาอยู่บน Google Docs ด้วย ในแง่การใช้งานไม่มีอะไรแตกต่างกันเลย (เพราะเป็นเอนจินตัวเดียวกัน) ตอนนี้เปิดทดสอบแล้วแบบ Beta (ต้องให้แอดมินองค์กรเป็นผู้สมัครเข้าทดสอบก่อน) และยังรองรับเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น

Google Docs ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ของการใส่ลำดับเลขหน้าในเอกสาร โดยผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งในรายละเอียดได้มากขึ้น อาทิ กำหนดให้ใส่เลขหน้าแบ่งเป็นช่วง หรือกำหนดลำดับเลขหน้าเริ่มต้นตามที่ต้องการ

สำหรับการใส่เลขหน้าแบ่งเป็นช่วง ผู้ใช้งานต้องสร้าง Section ขึ้นมาในเอกสารก่อน จึงสามารถกำหนดต่อได้ว่าต้องการให้เรียงเลขหน้าเฉพาะส่วนของเอกสาร รวมถึงสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้เริ่มเรียงเลขหน้าจากตัวเลขใด โดยไปที่ Insert > Page Numbers > More options

ฟีเจอร์นี้จะทยอยเปิดให้กับผู้ใช้ G Suite ทุกคน มีผลตั้งแต่วันนี้

ที่มา: กูเกิล

กูเกิลประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกให้แสดงตัวนับจำนวนคำ (Word count) ได้ที่มุมด้านล่างซ้ายของหน้าจอ ระหว่างกำลังพิมพ์เอกสาร ซึ่งกูเกิลบอกว่าเป็นคุณสมบัติหนึ่งที่มีผู้ใช้ต้องการ โดยเฉพาะกับงานที่ต้องพิมพ์ให้ได้ตามจำนวนคำขั้นต่ำ หรือไม่เกินจำนวนคำสูงสุด

ปัจจุบัน Google Docs มีตัวนับจำนวนคำ กับจำนวนตัวอักษรอยู่แล้ว โดยต้องไปกดดูที่ Tools > Word Count แต่ในคุณสมบัติใหม่นี้ผู้ใช้เลือกให้แสดงผลได้เลยโดยไปที่ Tools > Word count > Display

คุณสมบัติใหม่นี้จะเปิดให้เฉพาะผู้ใช้ G Suite ก่อน มีผลกับทุกคนภายในต้นเดือนตุลาคม

ผู้ใช้ Google Docs, Sheets และ Slides อาจเคยเห็นสัญลักษณ์แสดงผู้ใช้งานที่เข้ามาร่วมใช้เอกสารแบบไม่ล็อกอิน ซึ่งเป็นรูปสัตว์ต่าง ๆ พร้อมคำว่า anonymous คราวนี้กูเกิลเพิ่มความจริงจังในเรื่องนี้ขึ้นอีก เนื่องในวันพืชพรรณสัตว์ป่าใกล้สูญพันธุ์โลก (Endangered Species Day) ซึ่งกำหนดตรงกับวันศุกร์ที่ 3 ของเดือนพฤษภาคม โดยปีนี้ก็ตรงกับศุกร์ที่ 17 พฤษภาคม ที่ผ่านมา

ที่ผ่านมาการแก้ไขไฟล์ตระกูล Microsoft Office อย่าง Words, Excel และ PowerPoint ผ่าน Google Docs, Slides และ Sheets จะต้องแปลงไฟล์ก่อนถึงจะนำไปเปิดและแก้ไขได้

ล่าสุด Google ประกาศว่าทั้ง Google Docs, Slides และ Sheets เตรียมรองรับไฟล์ตระกูล Office ทั้งหมดแล้ว โดยสกุลไฟล์ที่รองรับมีทั้ง .doc, .docx, .dot สำหรับ Words .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt สำหรับ Excel และ .ppt, .pptx, .pps, .pot สำหรับ PowerPoint โดยบริเวณซ้ายบนที่เป็นชื่อไฟล์ จะมีสกุลไฟล์บอกไว้ด้วย เช่น .docx

Google ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะเริ่มกับผู้ใช้ในกลุ่ม G Suite ก่อนจะตามมาด้วยกลุ่มผู้ใช้ทั่วไป

Dropbox กับ Google Drive อาจเป็นคู่แข่งโดยตรงซึ่งกันและกัน แต่ไม่ได้แปลว่าจะร่วมมือกันไม่ได้เสมอไป

ในงาน Google Cloud Next เมื่อคืนนี้ Dropbox ประกาศความร่วมมือกับกูเกิล เพื่อให้สร้างและแก้ไขไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้จากตัวแอพของ Dropbox โดยตรง

ผู้ใช้จำเป็นต้องล็อกอินทั้ง Dropbox และ Google ก่อน จากนั้นสามารถสร้างไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้เหมือนไฟล์ปกติ และเมื่อคลิกเพื่อเปิดไฟล์ ก็จะเปิดไฟล์นั้นผ่านเว็บเบราว์เซอร์อีกทีหนึ่ง สามารถค้นหาข้อมูลภายในไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides จากระบบค้นหาของ Dropbox ได้ด้วย

ห้องเรียนเดี๋ยวนี้ นักเรียนอาจไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้มือถือ แต่ใช้คอมพิวเตอร์ได้ และครูก็สามารถใช้ Google Docs เป็นสื่อสารสอนให้นักเรียนตามบทเรียนได้ทัน ทำให้นักเรียนมีวิธีแอบคุยกันในห้องเรียนด้วยการใช้ฟีเจอร์คอมเม้นท์ใน Google Docs แทนการส่งกระดาษชิ้นเล็กให้กันเหมือนในอดีต

The Atlantic ได้สัมภาษณ์กลุ่มวัยรุ่นวัยเรียน Skyler นามสมมติอายุ 15 บอกว่า เขาแทบไม่ใช้การแอบส่งกระดาษในห้องเรียนแล้ว วิธีการที่พวกเขาทำคือ ลากไฮไลต์บางข้อความ จะขึ้นป๊อบอัพให้คอมเม้นท์ และเขียนตอบกลับต่อๆ กันลงมาได้ และเมื่อครูเดินเข้ามาใกล้ พวกเขาก็แค่คลิก resolve คอมเม้นท์ดังกล่าวและการสนทนาทั้งหมดก็จะหายไป

การใช้แอพ Google Docs คุยกันไม่เพียงแต่ตบตาครูเท่านั้น ยังตบตาผู้ปกครองด้วย ในกรณีที่เด็กๆ โดนแบนไม่ให้เล่นโซเชียลอื่นในเวลาทำการบ้าน เด็กๆ ก็ใช้ Google Docs คุยกันตอนอยู่ที่บ้านด้วย

ก่อนหน้านี้ Google ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ และอยู่ในช่วงทดสอบ ล่าสุดฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานแล้วใน G Suite Basic, Business และ Enterprise

วิธีใช้งานก็เป็นอย่างที่ทุกคนคุ้นเคยกันคือถ้า AI ตรวจพบว่าข้อความผิดไวยากรณ์ จะปรากฏขีดเส้นใต้สีฟ้าใต้ข้อความนั้นๆ กดเข้าไป AI จะแนะนำคำที่ถูกต้องให้

Google ประกาศปรับดีไซน์ Google Docs, Sheets, Slides และ Sites บนเว็บให้เป็น Material Design แล้ว ตามผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ G Suite ที่ทยอยปรับดีไซน์ไปก่อนหน้านี้

Google ระบุว่าการปรับดีไซน์บนเว็บของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ จะยังไม่มีการเพิ่มฟังก์ชันใหม่ แต่จะมีการปรับปรุง UI หลาย ๆ จุด เช่น ตัวอักษรจะเปลี่ยนไปใช้ตัวอักษรที่ Google ดีไซน์เอง, ปุ่มต่าง ๆ จะออกแบบมาสอดคล้องกัน ส่วนไอคอนก็จะมีรูปแบบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

สำหรับรอบการปล่อย Material Design ของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดนี้ ในรอบ Rapid จะเริ่มต้นตั้งแต่ 15 มกราคม ใช้เวลาราว 15 วัน ส่วน Full Rollout จะเริ่มวันที่ 11 กุมภาพันธ์ ใช้เวลาราว 1-3 วัน

G Suite เตรียมเพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีบัญชีกูเกิล สามารถดู, แสดงความเห็น หรือแนะนำการแก้ไขเอกสารได้ใน Google Docs, Sheets และ Slides ที่มีผู้ใช้งาน G Suite ในองค์กรแชร์มา เนื่องจากหลายครั้งหน่วยงานก็จำเป็นต้องแชร์เอกสารเหล่านี้ให้พาร์ทเนอร์ ตลอดจนลูกค้าตรวจสอบ

รูปแบบที่ G Suite ใช้เพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร คือการสร้างพินโค้ด ที่เจ้าของเอกสารส่งอีเมลคำเชิญให้คนภายนอกเข้ามาดูเอกสารนั้น ๆ ซึ่งจะต้องกรอกพินโค้ดจึงจะเข้าถึงได้

สถานะของการแชร์เอกสารผ่านพินโค้ดตอนนี้ยังเป็นเบต้า โดยผู้ดูแลระบบ G Suite สามารถขอเข้าร่วมทดสอบได้ที่ลิงก์นี้

Google เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ใน G Suite เป็นทางลัดที่ช่วยให้สร้างไฟล์งานใหม่บน Docs, Sheets, Slides, Sites และ Forms ได้ง่ายขึ้น คือพิมพ์โดเมน .new แทนการเปิดเข้าเว็บ Google Drive หรือ G Suite แล้วกดสร้างเอกสารใหม่

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการสร้างเอกสารใหม่บน Google Doc ให้พิมพ์บนแอดเดรสบาร์ว่า doc.new, docs.new หรือ documents.new ก็จะเปิดหน้าเว็บเป็น Google Doc พร้อมสำหรับการเริ่มพิมพ์งานทันที ส่วนไฟล์งานรูปแบบอื่น ใช้ให้โดเมนดังนี้

กูเกิลประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ โดยจากเดิมที่สามารถตรวจสอบตัวสะกดคำ ก็จะมีส่วนตรวจสอบไวยากรณ์ที่น่าจะใช้ผิดพลาด และแนะนำคำที่ควรแก้ไข

จุดเด่นของคุณสมบัตินี้คือการตรวจสอบภาพรวมของภาษา ไวยากรณ์ ชนิดของคำ ที่ใช้ ว่าถูกต้องดีหรือไม่ ซึ่งเป็นมากกว่าการมองหาว่ามีคำที่สะกดผิดหรือไม่ กูเกิลบอกว่าเป็นการตรวจโดยอาศัยฐานข้อมูลที่เรียนรู้และพัฒนามาเป็น AI ในการตรวจสอบบทความนี้

กูเกิลบอกว่าจะเริ่มต้นเครื่องมือตรวจสอบนี้ใน Google Docs และจะขยายไปสู่แอปอื่นใน G Suite ในอนาคต

ฟีเจอร์นี้อยู่ในช่วงเริ่มต้นทดสอบ กับผู้ใช้ G Suite กลุ่ม EAP สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ g.co/GrammarEAP