ปัญหาที่พบบ่อยในโลกของเอกสารคือ ได้ตารางข้อมูลมาเป็นไฟล์ PDF ที่นำไปแก้ไขต่อได้ยาก ไมโครซอฟท์รับฟังปัญหานี้ และเพิ่มฟีเจอร์ Import from PDF เข้ามาใน Excel แล้ว

ฟีเจอร์นี้จะอยู่ในปุ่ม Get Data > From File ที่เดิมทีสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel, CSV, XML, JSON และล่าสุดเพิ่มไฟล์ PDF เข้ามา

ตอนนี้ผู้ที่ใช้ได้ยังต้องเป็นผู้ทดสอบ Office Insider เท่านั้น คาดว่าไมโครซอฟท์จะอัพเดตให้ผู้ใช้ทั่วไปในเดือนมิถุนายนนี้ (เลขเวอร์ชันเป็น Excel v2006)

ฟีเจอร์อื่นที่เพิ่มมาใน Office v2006 คือ แสดงภาพ GIF เป็นแอนิเมชันแล้ว (เลือกปิดได้) จากเดิมที่แสดงเป็นภาพนิ่งอย่างเดียว, PowerPoint รองรับ Surface Earbuds และหน้าจอเซฟไฟล์ของ Office สามารถปักหมุดโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยๆ ได้แล้ว

หลายคนคงเคยใช้ Excel ทำตารางรายรับ-รายจ่ายของตัวเองกันมาบ้าง ปัญหาสำคัญที่สุดคือการกรอกข้อมูลของเราในตาราง Excel ที่ต้องทำด้วยมือทั้งหมด

ไมโครซอฟท์ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ Money in Excel ที่ช่วยให้เราสามารถดึงข้อมูลการเงินจากธนาคารและบัตรเครดิตมาใส่ Excel ได้อัตโนมัติ หากมีตารางเชื่อมข้อมูลอยู่แล้ว เพียงเรากดปุ่ม Update เราจะเห็นรายการธุรกรรมใหม่ๆ ไหลเข้ามายัง Excel ให้ทันที

ฟีเจอร์นี้เป็นความร่วมมือของไมโครซอฟท์กับ Plaid สตาร์ตอัพสายฟินเทคที่มีบริการเชื่อมต่อข้อมูลกับสถาบันการเงินอยู่แล้ว แต่ก็อย่างที่หลายคนคาดเดากันได้ บริการดีๆ แบบนี้จะเปิดให้เฉพาะผู้ใช้ในสหรัฐอเมริกาก่อนเพียงประเทศเดียว โดยยังไม่ระบุกรอบเวลาที่ชัดเจน

จากข่าว Excel เปิดตัวฟังก์ชัน XLOOKUP อย่างเป็นทางการ ใช้แทน VLOOKUP และ HLOOKUP โดยเปิดให้กลุ่ม Office Insiders ลองใช้กันตั้งแต่ช่วงปลายปี

วันนี้ไมโครซอฟท์ประกาศว่า เปิดฟีเจอร์ XLOOKUP ให้ผู้ใช้งาน Excel เป็นการทั่วไปแล้ว (generally available) ทั้งเวอร์ชันบนวินโดวส์ แมค และเว็บ

ผมลองใน Excel เครื่องตัวเองที่เป็น Office 365 (เลขเวอร์ชันคือ 2002 หรืออัพเดตรอบเดือนกุมภาพันธ์ 2020) ก็พบว่าใช้งานได้แล้ว

Microsoft ออกอัพเดตแอปในกลุ่ม Office บนมือถือสำหรับ iOS และ iPadOS สามแอป คือ Word, Excel และ PowerPoint ซึ่งรอบนี้เป็นการรีดีไซน์ตัวแอปใหม่ทั้งหมด แต่ไม่ได้เน้นฟีเจอร์ใหม่

ดีไซน์ใหม่ของ Microsoft Office เป็นการออกแบบตามแนวทางของ Microsoft ที่ชื่อว่า Fluent Design ที่เน้นการทำงานแบบง่าย รวดเร็ว และสวยงาม ซึ่ง Microsoft เริ่มทยอยอัพเดตแอปของตัวเองให้ใช้ดีไซน์รูปแบบใหม่นี้อยู่เรื่อย ๆ

ฟีเจอร์ใหม่อีกอย่างของ Excel ที่ประกาศมาช่วงนี้คือ Sheet View ที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถสร้าง "วิว" ของตัวเองในการแก้ไขเอกสารร่วมกับคนอื่นได้

คนที่เคยแก้ตาราง Excel ร่วมกับคนอื่นในไฟล์เดียวกัน น่าจะเคยเจอปัญหาว่ามีใครสักคนปรับค่าในฟิลเตอร์ หรือเรียงข้อมูลในตารางใหม่แล้วข้อมูลพังพินาศ ฟีเจอร์ Sheet View เข้ามาแก้ปัญหานี้

เมื่อเราปรับฟิลเตอร์ข้อมูลแล้ว Excel จะถามเราว่าต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้สำหรับเราคนเดียว (just for me) หรือสำหรับทุกคน (for everyone) จากนั้นเราจะสร้าง "วิว" ของเอกสารในเวอร์ชันของเรา ที่สามารถสลับไปมากับวิวแบบอื่นได้ (หนึ่งเอกสารมีได้หลายวิว) และคนอื่นก็เข้ามาดูวิวของเราได้

ฟีเจอร์นี้จะเริ่มเปิดให้ใช้บน Excel for web ช่วงปลายปีนี้

ผู้ใช้ Excel อาจพอเห็นข่าวฟังก์ชันใหม่ XLOOKUP ที่มาใช้แทน VLOOKUP กันมาสักระยะแล้ว ฟังก์ชันนี้เพิ่มเข้ามาให้กลุ่ม Office Insiders ทดสอบกันช่วงหนึ่ง ล่าสุดไมโครซอฟท์ก็ประกาศว่าจะนำ XLOOKUP เข้ามาใน Excel เวอร์ชันเสถียรในเร็วๆ นี้

สำหรับคนที่ไม่เคยใช้ ฟังก์ชัน VLOOKUP ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลในตารางตามเงื่อนไขที่ระบุ แล้วคืนค่าของอีกแถว (column) กลับมาเป็นอาร์เรย์

VLOOKUP เป็นฟังก์ชันที่อยู่คู่กับ Excel มาตั้งแต่เวอร์ชัน 1.0 ที่ในปี 1985 ข้อจำกัดของมันคือค้นหาได้เฉพาะคอลัมน์ในแนวตั้ง (vertical) เท่านั้น ทำให้ไมโครซอฟท์ต้องออก HLOOKUP ออกมาค้นหาแถวในแนวนอน (horizontal) มาให้ใช้อีกตัวหนึ่ง

ไมโครซอฟท์ทยอยเพิ่มฟีเจอร์ด้าน AI ให้กับแอพในกลุ่ม Office อยู่เรื่อยๆ รอบนี้เป็นคิวของ Excel ที่ได้ฟีเจอร์สำคัญคือรองรับการค้นหาด้วยภาษาธรรมชาติ (natural language query) เพื่อเราสามารถดูสรุปข้อมูลในตาราง โดยไม่ต้องใส่สูตร!

ตัวอย่างการใช้งานเช่น เรามีข้อมูลยอดขายสินค้าประเภทต่างๆ อยู่ในตารางอยู่แล้ว เราสามารถพิมพ์ what were the sales for clothing products? ในช่องค้นหา จากนั้น Excel จะสรุปยอดขายของสินค้าหมวดเสื้อผ้าออกมาเป็นชาร์ทให้ทันที

ไมโครซอฟท์ระบุว่าฟีเจอร์นี้จะตอบคำถามของผู้ใช้ออกมาเป็นสูตร, ชาร์ท หรือตาราง pivot table ตอนนี้ยังรองรับเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น ใช้ได้กับทั้ง Excel บนวินโดวส์ แมค และเว็บ โดยยังเปิดทดสอบเฉพาะกลุ่ม Office Insiders

ไมโครซอฟท์เปิดตัวแอป Office สำหรับสมาร์ทโฟนทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android โดยผู้ใช้งานสามารถเปิดไฟล์เอกสารได้ทุกโปรแกรมจบในแอปนี้แอปเดียว ไม่ต้องใช้แอปแยก Word, Excel, PowerPoint แบบที่ผ่านมา

นอกจากอ่านไฟล์เอกสารแล้ว แอป Office ยังสามารถแก้ไขเอกสารเบื้องต้น รวมทั้งเซ็นชื่อใน PDF ได้เลยผ่านสมาร์ทโฟน จากนั้นสามารถแชร์เอกสารต่อไปให้คนอื่นได้ด้วย และยังมีฟีเจอร์สำหรับสร้างไฟล์ Word หรือตาราง Excel จากภาพถ่ายได้ เป็นต้น

Microsoft Excel เวอร์ชันบน Android เป็นแอปตัวล่าสุดจากไมโครซอฟท์ ที่มียอดดาวน์โหลดทะลุ 1,000 ล้านครั้งเป็นที่เรียบร้อย โดยเป็นแอปลำดับที่ 3 ต่อจาก Microsoft Word และ Microsoft OneDrive

ที่น่าสนใจคือแอปประเภทเดียวกันอย่าง Google Sheets นั้น ตัวเลขที่แสดงใน Play Store ยังอยู่ในช่วงสูงกว่า 500 ล้านดาวน์โหลด เท่ากับว่า Excel มียอดดาวน์โหลดที่สูงกว่า อย่างไรก็ตามแอปของไมโครซอฟท์เองนั้นมีการ pre-install มาให้ในสมาร์ทโฟน Android หลายรุ่น ซึ่งก็มีส่วนช่วยให้ตัวเลขสูงกว่านั่นเอง

ที่มา: Android Police

การผลักดันอินพุตแบบปากกาของไมโครซอฟท์ยังเดินหน้าอย่างต่อเนื่อง เราเห็น Word และ PowerPoint รองรับการใช้ปากกามาตั้งแต่ปี 2018 (Word ใช้ปากกาขีดฆ่าเพื่อลบข้อความได้, PowerPoint วาดกล่องแล้วแปลงเป็นวัตถุได้)

ล่าสุดฟีเจอร์ปากกาเดินทางมาถึง Excel แล้ว ซึ่งไมโครซอฟท์เดโมเรื่องนี้ในงานเปิดตัว Surface เมื่อวันก่อน

• ใช้ปากกาเขียนเลขหรือข้อความไปในเซลล์นั้นโดยตรง แล้วแปลงเป็นข้อความได้เลย
• ขีดฆ่าเพื่อลบข้อความ
• หากต้องการแก้ไขข้อความในเซลล์ สามารถเขียนทับลงไปได้เลย

ข่าวร้ายคงเป็นว่า ฟีเจอร์นี้จะเปิดให้ใช้งานในช่วงฤดูใบไม้ผลิ 2020 โน่นเลย

หลังจากที่ได้เปิดให้ผู้ใช้ Excel บนสมาร์ทโฟนฝั่ง Android ได้ใช้งานฟีเจอร์ถ่ายรูปเอกสารแปลงเป็นตารางให้อัตโนมัติก่อนระบบปฏิบัติการอื่นมาได้ระยะหนึ่ง

ล่าสุดไมโครซอฟท์ก็เริ่มปล่อยอัพเดตรอบเดือนพฤษภาคม 2019 ให้ผู้ใช้แอพ Excel บนอุปกรณ์ฝั่ง iOS ได้ใช้งานฟีเจอร์ดังกล่าวกันบ้างแล้ว

Visual Studio Code เคยมีปัญหาเรื่องไอคอนมาแล้วรอบหนึ่งในปี 2017 ที่เปลี่ยนไอคอนจากสีฟ้าเป็นสีส้ม แต่โดนผู้ใช้ประท้วงจนไมโครซอฟท์ต้องเปลี่ยนกลับเป็นเหมือนเดิม

แต่เมื่อลูกพี่ใหญ่ Visual Studio 2019 เปลี่ยนดีไซน์ไอคอนของตัวเองให้โค้งมนขึ้น กลับมาใช้แสงเงามากขึ้นตาม Fluent ดีไซน์ยุคใหม่ของไมโครซอฟท์ (เหมือนกับไอคอนชุดใหม่ของ Microsoft Office) ก็ทำให้ Visual Studio Code ต้องเปลี่ยนไอคอนตามไปด้วย

ฟีเจอร์ใหม่ของ Microsoft Excel ที่สร้างเสียงฮือฮาในช่วงนี้คือ การถ่ายรูปแล้วแปลงเป็นตารางให้อัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการกรอกข้อมูลลงตารางไปได้มาก

ด้วยความสงสัยใคร่รู้ว่ามันทำงานได้ดีแค่ไหน ผมเลยดั้นด้นหาวิธีทดลอง และพบว่าถ้าเข้าร่วม Beta Test ของแอพ Excel บน Android จะได้ใช้ฟีเจอร์นี้เร็วกว่าคนอื่น (แบบคนปกติรอแล้วรออีกก็ยังไม่มา) เมื่อเข้าร่วมโครงการและรอประมาณหนึ่งวัน แอพก็อัพเดตเป็นเวอร์ชันใหม่ล่าสุด ก็ได้เวลามารีวิวฟีเจอร์นี้กัน

ปีที่แล้ว ไมโครซอฟท์เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ของ Excel ที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้น นั่นคือ ถ่ายรูปเอกสารแล้วแปลงเป็นตารางให้อัตโนมัติ

ล่าสุดฟีเจอร์นี้เปิดให้ใช้งานจริงแล้วบน Office 365 อัพเดตรอบเดือนกุมภาพันธ์ 2019

วิธีใช้งานคือเราต้องดาวน์โหลดแอพ Excel บนอุปกรณ์พกพา (ตอนนี้ยังใช้ได้เฉพาะ Excel บน Android) เพื่อถ่ายภาพตารางในกระดาษ กดสั่งแปลงเป็นตารางในฟอร์แมต Excel แล้วเซฟขึ้นคลาวด์ได้ทันที

ผมลองกับบัญชีตัวเองแล้วยังไม่ได้อัพเดตตัวนี้ (ยังเป็นรอบเดือนมกราคม 2019) ใครสามารถลองใช้งานได้จริงแล้วฝากทดสอบครับว่าเวิร์คแค่ไหน

ไมโครซอฟท์ประกาศฟีเจอร์ใหม่ของ Excel หลายอย่าง แต่ที่โดดเด่นที่สุดคือฟีเจอร์ Insert Data from Picture แปลงรูปถ่ายตารางบนกระดาษ มาเป็นตารางใน Excel ให้อัตโนมัติ โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องมานั่งกรอกตัวเลขเองด้วยมือ

วิธีการใช้งานฟีเจอร์นี้ก็ตรงไปตรงมา ถ่ายรูปตารางด้วยกล้องมือถือ ลากเส้นกำหนดพื้นที่ตารางที่ต้องการ จากนั้น Excel จะใช้พลัง OCR แปลงภาพถ่ายเป็นตารางให้ ฟีเจอร์นี้จะมาบน Excel for Android ก่อนในเร็วๆ นี้

ไมโครซอฟท์ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่หลายรายการสำหรับ Excel ในงาน Build โดยเน้นไปที่กลุ่มนักพัฒนา, นักวิทยาศาสตร์ และ Power users ให้สามารถใช้งานข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รายละเอียดดังนี้

ไมโครซอฟท์ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Excel เพิ่มข้อมูลคุณภาพ (Rich Data) ในสองชนิดข้อมูลคือ หุ้น (Stocks) และภูมิศาสตร์ (Geography) โดยเป็นการเชื่อมต่อกับ AI ใน Bing ซึ่งทำให้ Excel สามารถรับรู้ชนิดของข้อมูลและพร้อมแสดงข้อมูลประกอบได้ทันที

ตัวอย่างการใช้งาน เช่นเมื่อเราใส่ข้อมูลในเซลล์ว่า United States ลงไป Excel ก็จะรับรู้ว่าเป็นประเทศ และพร้อมแสดงตัวเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้เลย เช่น GDP, จำนวนประชากร ฯลฯ ทำให้การใช้งานสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยการแสดงข้อมูลนี้อยู่ในรูปของสูตร ไม่ใช่การคัดลอกข้อมูลลงมา

ฟีเจอร์นี้จะเปิดให้ลองใช้งานสำหรับผู้ใช้ Office 365 ที่เข้าร่วม Office Insider ก่อน

ปกติแล้วผู้ใช้ Excel ระดับสูง อาจคุ้นเคยกับการเขียนมาโครด้วย VBA เพื่อขยายความสามารถในการทำงาน อย่างไรก็ตาม VBA เป็นสถาปัตยกรรมการเขียนโปรแกรมแบบเก่า ที่มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยมาก และเป็นสาเหตุสำคัญของมัลแวร์บน Office มายาวนาน

ล่าสุดในงาน Ignite 2017 ไมโครซอฟท์โชว์ฟีเจอร์ใหม่ของ Excel ที่เปิดให้เราเขียนฟังก์ชันใช้เอง (custom functions) ด้วยภาษา JavaScript แล้ว

ฟีเจอร์นี้ยังมีสถานะเป็นพรีวิว แต่ไมโครซอฟท์ระบุว่าเครื่องมือเขียนโค้ดจะเป็น Visual Studio ที่เป็น IDE สมัยใหม่ แทนการใช้ตัว VBA Editor

ไมโครซอฟท์ประกาศอัพเดตฟีเจอร์ใหม่ของ Office 365 มีหลายอย่างที่น่าสนใจ ทั้งกับ Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sway ดังนี้

Tap เวลาเราแก้ไขเอกสารใน Word (รวมถึง Outlook ที่ใช้ editor ของ Word) เรามักต้องการคัดลอกตารางหรือกราฟบางอย่างจากเอกสารเก่าๆ ที่เคยทำไว้ ที่ผ่านมาเราต้องไปค้นหาเอกสารนั้นแล้วเปิด Word สองหน้าต่างคู่กัน แล้วค่อยคัดลอกเนื้อหาจากเอกสารเดิมมาใส่เอกสารใหม่ ฟีเจอร์ Tap ออกแบบมาแก้ปัญหานี้ โดยจะแสดงรายการเอกสารเก่าที่เกี่ยวข้องในแถบ sidebar ด้านข้าง แล้วเราสามารถลากเนื้อหาจากเอกสารเก่ามาใส่เอกสารใหม่ได้ทันที โดยไม่ต้องสลับหน้าจอเลย (ดูวิดีโอประกอบ)

ไมโครซอฟท์อัพเดต Excel Online ประจำเดือนมีนาคม โดยเพิ่มเติมและปรับปรุงฟีเจอร์ ดังนี้

• จัดรูปแบบการแสดงผลข้อมูล (format) อาทิ ตัวเลข วันที่ ได้เหมือนกับ Excel for Windows Desktop
• มีสกุลเงินยอดนิยมให้เลือกกำหนดรูปแบบการแสดงผลข้อมูลแบบ accounting ได้ทันที
• สามารถสร้างไฮเปอร์ลิงก์ไปยังตำแหน่งต่างๆ ในเวิร์กบุ๊กหรือส่งอีเมลได้
• สามารถตั้งค่า PivotTables ได้เหมือนกับ Excel for Windows Desktop
• สามารถค้นหาเพื่อกรอกข้อมูลใน PivotTables ได้แล้ว
• สามารถแสดงผลชีทที่ถูกเปิดล่าสุดก่อนปิดไฟล์เวิร์กบุ๊กได้

ที่มา: Office Blogs

ผ่านไปเพียงวันเดียว ไมโครซอฟท์ก็ได้อัพเดต PowerPoint Mobile รุ่นพรีวิว รองรับการแก้ไขไฟล์ร่วมกันแบบเรียลไทม์แล้ว

ในคราวเดียว ไมโครซอฟท์ยังอัพเดต Excel Mobile รุ่นพรีวิว โดยเพิ่มการสร้าง Funnel Chart และปรับปรุง Pinch and Zoom แล้ว

ทั้งนี้ เฉพาะสมาชิก Office Insider ที่ติดตั้ง Windows 10 รุ่นทดสอบ 11082 หรือสูงกว่าจึงจะสามารถทดลองใช้ฟีเจอร์ข้างต้นได้

ที่มา: Microsoft Community

จากที่รัฐบาลสหรัฐโพสต์งบประมาณประจำปี 2016 ลง GitHub ในรูปแบบของไฟล์ CSV เพื่อกระตุ้นให้ประชาชนนำข้อมูลงบประมาณชุดนี้ไปวิเคราะห์ต่อตามหลัก open data

ไมโครซอฟท์ก็เป็นเสือปืนไว นำไฟล์งบประมาณมาพล็อตกราฟด้วย Power Map เครื่องมือช่วยวาด visualization บน Microsoft Excel ที่หลายคนคุ้นเคยกันดี

กราฟ 3 มิติที่ไมโครซอฟท์พล็อตให้ดู แสดงให้เห็นงบประมาณของกระทรวงต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นในแต่ละปี (เริ่มนับจากปี 1976) โดยรายจ่ายก้อนใหญ่ของรัฐบาลสหรัฐคืองบประมาณด้านประกันสังคม (social security) ด้านการคลัง, สาธารณสุข และการทหาร

ไมโครซอฟท์เพิ่มฟีเจอร์ด้านการค้นหาไฟล์สเปรดชีตที่เก็บอยู่ในบัญชี Office 365 ตามเงื่อนไขที่ระบุ (เช่น ตามจำนวนสูตรในไฟล์ ตามจำนวนแผ่นงาน หรือหาไฟล์ที่เชื่อมโยงกับไฟล์ที่ระบุ)

ฟีเจอร์นี้เป็นการพอร์ตฟีเจอร์ Discovery and Risk Assessment ของ Office 2013 มาไว้บนเวอร์ชันกลุ่มเมฆ ช่วยให้องค์กรที่ย้ายมาใช้ Office 365 สามารถค้นหาไฟล์ Excel และวิเคราะห์เนื้อหาไฟล์เพื่อลดความเสี่ยงจากข้อมูลรั่วได้ง่ายขึ้น เช่น สามารถตรวจสอบว่ามีไฟล์ Excel จำนวนเท่าใดที่ลิงก์ไปยังไฟล์ใดไฟล์หนึ่งที่ถูกเก็บในเครื่องส่วนตัวของพนักงาน หรือตรวจสอบว่าถ้าแก้ไฟล์นี้แล้วจะส่งกระทบต่อไฟล์อื่นๆ ในองค์กรหรือไม่

ไมโครซอฟท์อัพเดต Office for iPad โดยเพิ่มฟีเจอร์ชุดใหญ่ดังนี้ครับ

ข่าวใหญ่ของวงการไอทีวันนี้คงหนีไม่พ้น Office for iPad ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ของไมโครซอฟท์ยุคใหม่ใต้วิสัยทัศน์ Mobile-First Cloud-First

Office for iPad ยังไม่รองรับภาษาไทยเต็มรูปแบบ และยังไม่เปิดให้ดาวน์โหลดจาก App Store ของประเทศไทย แต่เนื่องจากเป็นผลิตภัณฑ์ที่สำคัญและใกล้ตัวผู้ใช้งานด้านไอทีจำนวนมาก Blognone จึงมาลองทดสอบการใช้งานกันแบบพรีวิวว่าเป็นอย่างไรบ้าง เหมาะกับการใช้งานจริงมากน้อยแค่ไหน

คำเตือน: รูปเยอะมากครับ