ที่ผ่านมาการแก้ไขไฟล์ตระกูล Microsoft Office อย่าง Words, Excel และ PowerPoint ผ่าน Google Docs, Slides และ Sheets จะต้องแปลงไฟล์ก่อนถึงจะนำไปเปิดและแก้ไขได้

ล่าสุด Google ประกาศว่าทั้ง Google Docs, Slides และ Sheets เตรียมรองรับไฟล์ตระกูล Office ทั้งหมดแล้ว โดยสกุลไฟล์ที่รองรับมีทั้ง .doc, .docx, .dot สำหรับ Words .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt สำหรับ Excel และ .ppt, .pptx, .pps, .pot สำหรับ PowerPoint โดยบริเวณซ้ายบนที่เป็นชื่อไฟล์ จะมีสกุลไฟล์บอกไว้ด้วย เช่น .docx

Google ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะเริ่มกับผู้ใช้ในกลุ่ม G Suite ก่อนจะตามมาด้วยกลุ่มผู้ใช้ทั่วไป

Dropbox กับ Google Drive อาจเป็นคู่แข่งโดยตรงซึ่งกันและกัน แต่ไม่ได้แปลว่าจะร่วมมือกันไม่ได้เสมอไป

ในงาน Google Cloud Next เมื่อคืนนี้ Dropbox ประกาศความร่วมมือกับกูเกิล เพื่อให้สร้างและแก้ไขไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้จากตัวแอพของ Dropbox โดยตรง

ผู้ใช้จำเป็นต้องล็อกอินทั้ง Dropbox และ Google ก่อน จากนั้นสามารถสร้างไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides ได้เหมือนไฟล์ปกติ และเมื่อคลิกเพื่อเปิดไฟล์ ก็จะเปิดไฟล์นั้นผ่านเว็บเบราว์เซอร์อีกทีหนึ่ง สามารถค้นหาข้อมูลภายในไฟล์ Google Docs, Sheets, Slides จากระบบค้นหาของ Dropbox ได้ด้วย

ห้องเรียนเดี๋ยวนี้ นักเรียนอาจไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้มือถือ แต่ใช้คอมพิวเตอร์ได้ และครูก็สามารถใช้ Google Docs เป็นสื่อสารสอนให้นักเรียนตามบทเรียนได้ทัน ทำให้นักเรียนมีวิธีแอบคุยกันในห้องเรียนด้วยการใช้ฟีเจอร์คอมเม้นท์ใน Google Docs แทนการส่งกระดาษชิ้นเล็กให้กันเหมือนในอดีต

The Atlantic ได้สัมภาษณ์กลุ่มวัยรุ่นวัยเรียน Skyler นามสมมติอายุ 15 บอกว่า เขาแทบไม่ใช้การแอบส่งกระดาษในห้องเรียนแล้ว วิธีการที่พวกเขาทำคือ ลากไฮไลต์บางข้อความ จะขึ้นป๊อบอัพให้คอมเม้นท์ และเขียนตอบกลับต่อๆ กันลงมาได้ และเมื่อครูเดินเข้ามาใกล้ พวกเขาก็แค่คลิก resolve คอมเม้นท์ดังกล่าวและการสนทนาทั้งหมดก็จะหายไป

การใช้แอพ Google Docs คุยกันไม่เพียงแต่ตบตาครูเท่านั้น ยังตบตาผู้ปกครองด้วย ในกรณีที่เด็กๆ โดนแบนไม่ให้เล่นโซเชียลอื่นในเวลาทำการบ้าน เด็กๆ ก็ใช้ Google Docs คุยกันตอนอยู่ที่บ้านด้วย

ก่อนหน้านี้ Google ประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ และอยู่ในช่วงทดสอบ ล่าสุดฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานแล้วใน G Suite Basic, Business และ Enterprise

วิธีใช้งานก็เป็นอย่างที่ทุกคนคุ้นเคยกันคือถ้า AI ตรวจพบว่าข้อความผิดไวยากรณ์ จะปรากฏขีดเส้นใต้สีฟ้าใต้ข้อความนั้นๆ กดเข้าไป AI จะแนะนำคำที่ถูกต้องให้

Google ประกาศปรับดีไซน์ Google Docs, Sheets, Slides และ Sites บนเว็บให้เป็น Material Design แล้ว ตามผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของ G Suite ที่ทยอยปรับดีไซน์ไปก่อนหน้านี้

Google ระบุว่าการปรับดีไซน์บนเว็บของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ จะยังไม่มีการเพิ่มฟังก์ชันใหม่ แต่จะมีการปรับปรุง UI หลาย ๆ จุด เช่น ตัวอักษรจะเปลี่ยนไปใช้ตัวอักษรที่ Google ดีไซน์เอง, ปุ่มต่าง ๆ จะออกแบบมาสอดคล้องกัน ส่วนไอคอนก็จะมีรูปแบบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

สำหรับรอบการปล่อย Material Design ของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดนี้ ในรอบ Rapid จะเริ่มต้นตั้งแต่ 15 มกราคม ใช้เวลาราว 15 วัน ส่วน Full Rollout จะเริ่มวันที่ 11 กุมภาพันธ์ ใช้เวลาราว 1-3 วัน

G Suite เตรียมเพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีบัญชีกูเกิล สามารถดู, แสดงความเห็น หรือแนะนำการแก้ไขเอกสารได้ใน Google Docs, Sheets และ Slides ที่มีผู้ใช้งาน G Suite ในองค์กรแชร์มา เนื่องจากหลายครั้งหน่วยงานก็จำเป็นต้องแชร์เอกสารเหล่านี้ให้พาร์ทเนอร์ ตลอดจนลูกค้าตรวจสอบ

รูปแบบที่ G Suite ใช้เพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร คือการสร้างพินโค้ด ที่เจ้าของเอกสารส่งอีเมลคำเชิญให้คนภายนอกเข้ามาดูเอกสารนั้น ๆ ซึ่งจะต้องกรอกพินโค้ดจึงจะเข้าถึงได้

สถานะของการแชร์เอกสารผ่านพินโค้ดตอนนี้ยังเป็นเบต้า โดยผู้ดูแลระบบ G Suite สามารถขอเข้าร่วมทดสอบได้ที่ลิงก์นี้

Google เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ใน G Suite เป็นทางลัดที่ช่วยให้สร้างไฟล์งานใหม่บน Docs, Sheets, Slides, Sites และ Forms ได้ง่ายขึ้น คือพิมพ์โดเมน .new แทนการเปิดเข้าเว็บ Google Drive หรือ G Suite แล้วกดสร้างเอกสารใหม่

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการสร้างเอกสารใหม่บน Google Doc ให้พิมพ์บนแอดเดรสบาร์ว่า doc.new, docs.new หรือ documents.new ก็จะเปิดหน้าเว็บเป็น Google Doc พร้อมสำหรับการเริ่มพิมพ์งานทันที ส่วนไฟล์งานรูปแบบอื่น ใช้ให้โดเมนดังนี้

กูเกิลประกาศเพิ่มคุณสมบัติใหม่ใน Google Docs คือเครื่องมือตรวจสอบตัวสะกด และไวยากรณ์ โดยจากเดิมที่สามารถตรวจสอบตัวสะกดคำ ก็จะมีส่วนตรวจสอบไวยากรณ์ที่น่าจะใช้ผิดพลาด และแนะนำคำที่ควรแก้ไข

จุดเด่นของคุณสมบัตินี้คือการตรวจสอบภาพรวมของภาษา ไวยากรณ์ ชนิดของคำ ที่ใช้ ว่าถูกต้องดีหรือไม่ ซึ่งเป็นมากกว่าการมองหาว่ามีคำที่สะกดผิดหรือไม่ กูเกิลบอกว่าเป็นการตรวจโดยอาศัยฐานข้อมูลที่เรียนรู้และพัฒนามาเป็น AI ในการตรวจสอบบทความนี้

กูเกิลบอกว่าจะเริ่มต้นเครื่องมือตรวจสอบนี้ใน Google Docs และจะขยายไปสู่แอปอื่นใน G Suite ในอนาคต

ฟีเจอร์นี้อยู่ในช่วงเริ่มต้นทดสอบ กับผู้ใช้ G Suite กลุ่ม EAP สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ g.co/GrammarEAP

Google เปิดตัว Course Kit ระบบเพื่อการศึกษาในห้องเรียนโดยใช้ Google Docs และ Drive มาช่วยในการเก็บงานนักเรียน, ตรวจงาน, ใส่คอมเมนท์ และแชร์เอกสารต่าง ๆ ภายในห้องเรียน

Course Kit ของ Google พัฒนาโดยใช้มาตรฐาน Learning Tools Interoperability (LTI) จึงสามารถใช้งานกับ Learning Management Systems (LMS) ที่ผู้สอนมักจะใช้เพื่อส่งเอกสารต่าง ๆ ในชั้นเรียนรวมถึงมอนิเตอร์การทำการบ้านหรือรายงานในห้องเรียนได้ หรือหมายความว่าครูและนักเรียนสามารถใช้ Google Docs กับ LMS ที่ตั้งค่าไว้แล้วได้เลย อย่างเช่นมอบหมายงานให้ทำและให้คะแนนงานโดยใช้ Google Docs ผ่าน LMS ที่ใช้งานอยู่แล้วได้เลย หรือจะฝังไฟล์จาก Google Drive เข้าไปใน LMS เดิมเลยก็ได้

กูเกิลประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้กับ Google Slides ซึ่งทำให้การใช้งานและแก้ไขสไลด์ มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น รายละเอียดดังนี้

• สามารถ insert หน้าสไลด์ที่ต้องการลงใน Google Docs ได้ ซึ่งเมื่อมีการแก้ไขที่สไลด์ต้นทาง สามารถกำหนดให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงตามกันได้ด้วย (รายละเอียด)
• เลือกเพิ่มเส้น guides และไม้บรรทัด เวลาแก้ไขสไลด์ เพื่อให้วางตำแหน่งได้แม่นยำขึ้น (รายละเอียด)
• สามารถคอมเมนต์ที่ระดับวัตถุในหน้าสไลด์ได้แล้ว (ทั้งตัวอักษรและภาพ) จากเดิมคอมเมนต์ได้ที่ระดับทั้งสไลด์

Google อัพเดต Sheets บริการสเปรดชีทภายใต้ G Suite โดยเพิ่มฟีเจอร์สำคัญในครั้งนี้คือการบันทึกมาโครไว้ใช้ประมวลผลข้อมูลหลาย ๆ ครั้งโดยผู้ใช้ไม่ต้องคอยทำงานเดิมซ้ำ ๆ

Google Sheets สามารถบันทึกมาโครได้แล้ว โดยผู้ใช้สามารถใช้มาโครไว้เพื่อให้จัดการประมวลผลข้อมูลในขั้นตอนเดิมซ้ำ ๆ แบบอัตโนมัติได้ ซึ่ง Sheets จะแปลงมาโครที่บันทึกไว้ให้เป็น Apps Script อัตโนมัติ ถ้าต้องการแก้มาโครที่เคยบันทึกไว้ก็แก้สคริปต์ได้โดยตรง ไม่ต้องบันทึกมาโครใหม่ และหากผู้ใช้ไม่สะดวกจะบันทึกมาโครก็เขียนสคริปต์ขึ้นมาและอิมพอร์ตเข้ามาเป็นมาโครใหม่เลยก็ได้

Google Sheets เพิ่มสองฟีเจอร์ใหม่ที่น่าจะถูกใจนักคำนวณทุกท่าน

ฟีเจอร์แรกคือ suggested formulas ใช้ machine learning ช่วยเดาว่าเราน่าจะใส่สูตรอะไรในเซลล์ และ "แนะนำ" สูตรให้เมื่อเราคลิกที่เซลล์นั้น ช่วยประหยัดเวลาในการเลือกและพิมพ์สูตรไปได้มาก โดยเฉพาะงานพื้นๆ อย่าง SUM หรือ AVERAGE ที่ต้องทำกันบ่อยๆ

Google Docs, Sheets, Slides ปรับปรุงฟีเจอร์ด้านการแก้ไขเอกสารร่วมกัน (collaboration) และการควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร (version control) ดังนี้

กูเกิลอัพเดตฟีเจอร์ให้ Google Sheets หลายอย่าง ฟีเจอร์สำคัญคือนำเทคนิค machine learning มาเรียนรู้ความต้องการของผู้ใช้งาน เราสามารถเปิดแท็บ Explorer ด้านขวามือ แล้วพิมพ์คำสั่งเป็นภาษาธรรมชาติ เช่น

• histogram of 2017 customer ratings
• bar chart for ice cream sales

เราก็จะได้ตาราง histogram หรือชาร์ทมาโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องลากเมาส์หรือใส่ปุ่มใดๆ เพราะ AI ของกูเกิลจะอ่านความหมายในคำที่เราพิมพ์ เทียบกับข้อมูลในเอกสาร แล้วพยายามคาดเดาสิ่งที่เราต้องการให้เสร็จสรรพ

สัปดาห์ที่แล้วเราเห็นข่าว ผู้ใช้กูเกิลถูกโจมตีด้วย Phishing แบบใหม่ ปลอมตัวเป็น Google Docs โดยเกิดจากช่องโหว่ของกูเกิลเองที่อนุญาตให้นักพัฒนาที่เรียกใช้ Google API ตั้งชื่อแอพเป็น Google Docs ได้

มาตรการฉุกเฉินของกูเกิลคือแบนนักพัฒนารายนี้เพื่อหยุดการกระจายของอีเมล Phishing และเมื่อสถานการณ์ฉุกเฉินผ่านพ้นไป กูเกิลก็เริ่มมาตรการ "ล้อมคอก" ไม่ให้เกิดปัญหาแบบเดียวกันซ้ำอีก โดยแบ่งเป็น 2 ส่วนคือ

ผู้ใช้กูเกิลรายงานเมื่อ 7 ชั่วโมงที่ผ่านมาถึงอีเมล phishing แบบใหม่ที่มุ่งขโมยบัญชีอีเมลด้วยการขอสิทธิ์เข้าจัดการอีเมลทั้งหมดของผู้ใช้ โดยปลอมตัวเป็นเหมือนอีเมลที่แจ้งเอกสารที่แชร์มาจาก Google Doc

ลิงก์ในเอกสารไม่ได้ไปยังเอกสารใน Google Doc แต่ไปยังหน้าขอสิทธิ์จัดการบัญชีกูเกิลไปยังแอปของคนร้าย โดยคนร้ายใส่ชื่อแอปตัวเองว่าเป็น "Google Doc" ผู้ใช้ต้องระวังตัวเองด้วยการกดดูอีเมลของนักพัฒนาจึงรู้ว่าไม่ใช่แอปที่สร้างโดยกูเกิลจริง

พนักงานกูเกิลเข้าไปตอบใน Reddit ระบุว่าบัญชีของคนร้ายนี้ถูกปิดไปแล้ว และ URL ที่ใช้ขโมยบัญชีก็ถูกแบนผ่าน Safe Browsing และกำลังอยู่ระหว่างการแก้ปัญหาระยะยาวไม่ให้มีการขโมยบัญชีแบบนี้อีก

WordPress ได้ออกส่วนเสริม (add-on) ใหม่สำหรับ Google Docs และทำงานได้บน Chrome เพื่อให้สะดวกในการแก้ไขโพสต์ร่วมกัน

ส่วนเสริม WordPress บน Google Docs นี้ คือจะให้ผู้ใช้มาทำการแก้ไขข้อความต่าง ๆ จากใน Google Docs แล้ว WordPress จะนำข้อความไปลงในโพสต์จริง โดยจะใช้ฟอร์แมตเกือบทั้งหมดเหมือนกับบน Docs ซึ่งผู้ใช้ก็ต้องไปดูพรีวิวสุดท้ายและกด Publish จากใน WordPress

ส่วนเสริมใหม่นี้สามารถใช้ได้ทั้ง WordPress.com และไซต์อื่นที่ใช้งาน WordPress และติดตั้งปลั๊กอิน Jetpack ไว้ สามารถดาวน์โหลดส่วนเสริมได้ที่ Chrome Web Store

Google ได้ประกาศนำ Google Keep บริการช่วยบันทึกข้อมูลมาเป็นบริการหลักของ G Suite หรือ G Suite core service แล้ว (เดิมมีบริการให้กับผู้ใช้ G Suite แต่ไม่ได้เป็นบริการหลัก) ซึ่งจะได้รับการสนับสนุนและการบริการในระดับเดียวกับบริการหลักอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็น Gmail หรือ Google Drive เช่น

Google ได้ประกาศเตรียมหยุดให้บริการ Google Drive, Docs, Sheets และ Slides บนแอพเวอร์ชันเก่าทั้งบน iOS และ Android ตั้งแต่วันที่ 3 เมษายนเป็นต้นไป โดยตอนนี้จะเริ่มแจ้งเตือนผู้ใช้ที่ใช้แอพเวอร์ชันเก่าให้อัพเดตแอพแล้ว และตั้งแต่ 1 มีนาคม ผู้ที่ใช้แอพเวอร์ชันเก่ามาก จะเริ่มได้รับการแจ้งเตือนบังคับให้อัพเดตแอพก่อน

สำหรับแอพที่ Google จะไม่รองรับ มีเวอร์ชันดังนี้

Google ได้เพิ่มระบบสำหรับการเขียนอ้างอิงหรือเชิงอรรถในงานวิจัยให้เป็นระเบียบแบบแผนและง่ายมากยิ่งขึ้น โดยผู้ใช้ที่ต้องการเขียนเชิงอรรถในรูปแบบ footnote ใน Doc, Sheet หรือ Slide สามารถทำได้ภายในคลิกเดียว คือผู้ใช้กด Explore และกดปุ่ม Cite as footnote จากนั้นก็เลือกฟอร์แมตสำหรับการเขียนเป็นแบบ APA, Chicago หรือ MLA ก็ได้ ระบบจะจัดการเขียนเชิงอรรถให้ทันที

ฟีเจอร์นี้จะเริ่มปล่อยให้ผู้ใช้ได้เริ่มใช้งานแล้วในวันพรุ่งนี้ แต่ยังจำกัดเฉพาะผู้ใช้ G Suite for Education เท่านั้น

ที่มา - G Suite Updates

Google ได้ออกอัพเดตแอพในตระกูล G Suite คือ Docs, Sheets, Slides และ Forms โดยมาพร้อมกับความสามารถในการสร้าง template ที่สามารถแชร์กับผู้ร่วมงานคนอื่นได้

template นั้นถือว่าจำเป็นมากในการใช้งานระดับองค์กร คือผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องทำรายงานหรือจดหมายข่าวทุกครั้งแบบตั้งแต่ต้น ซึ่งก็น่าจะเป็นที่ดึงดูดมากสำหรับผู้ใช้ระดับองค์กรที่จำเป็นต้องมี template ของตัวเอง

Google บอกว่า G Suite สำหรับธุรกิจและการศึกษานั้น template ที่ผู้ใช้สร้างจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะได้แสดงใน template gallery ของทั้งองค์กร รวมถึงสามารถจำกัดได้ด้วยว่าใครที่สามารถส่งเสนอ template ได้

Google Slides แอพสร้างเอกสารนำเสนอของกูเกิล เปิด API ให้เราสามารถนำเข้าข้อมูลจากแอพทางธุรกิจหลายๆ ตัว เช่น Trello, Conga, Lucidchart, Zapier แล้วแปลงเป็นสไลด์ให้เราโดยอัตโนมัติ (จากนั้นค่อยนำไปทำสวยอีกที) ช่วยประหยัดเวลาเรื่องการแปลงข้อมูลด้วยมือลงสไลด์ได้มาก (ในกรณีของ Zapier ที่เป็นคู่แข่งของ IFTTT เราสามารถสร้าง workflow จากแอพอื่นๆ เข้ามาที่ Google Slides ได้เลย)

สำหรับคนที่มีแอพภายในองค์กรอยู่แล้ว และต้องการเชื่อมต่อกับ Google Slides ก็สามารถเขียนโปรแกรมติดต่อกับ API เองได้ รายละเอียดดูได้จาก Google Slides API

ที่มา - The Keyword

Google Docs หนึ่งใน G Suite เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ มอบหมายงานสำคัญให้เพื่อนร่วมงานได้ด้วยพิมพ์ชื่อคนนั้นลงไปใน Docs พร้อมแจ้งเตือนในอีเมลถึงบุคคลนั้น รวมทั้งมีการปักหมุดให้เห็นบนหัวเอกสารในหน้ารวมหากมีการมอบหมายงานหรือมีอัพเดตเพิ่มเติม

ฟีเจอร์แรกคือเมนชั่นชื่อผู้รับผิดชอบในงาน เช่นในเอกสารหนึ่งมีหลายคนที่ต้องรับรู้ หากมีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่ หรือเพิ่มเติมก็สามารถพิมพ์ชื่อลงในเอกสาร ก็จะมีหน้าต่าง Suggested action item ส่งอีเมลแจ้งเตือนถึงบุคคลนั้นโดยอัตโนมัติ

ปัญหาเผลอลบไฟล์สำคัญเป็นปัญหาโลกแตกมานาน ล่าสุด Google ได้อัพเดต Google Docs, Sheets และ Slides บนแอนดรอยด์ ให้รองรับการกู้ไฟล์ที่เผลอลบในแอพแล้ว ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแอพไป Google Drive เพื่อกู้ไฟล์ในถังขยะเหมือนแต่ก่อน

ตำแหน่งของ Trash สำหรับกู้ไฟล์จะอยู่ในแถวเมนูด้านซ้ายมือของทั้ง Docs, Sheets และ Slides เหมือนกับที่อยู่ใน Google Drive เพียงแต่ว่าผู้ใช้ที่เผลอลบไฟล์ ไม่ต้องลำบากเปลี่ยนแอพเพื่อกู้ไฟล์อีกต่อไปแล้ว

ผู้ใช้น่าจะทยอยได้รับอัพเดตเร็วๆ นี้

ที่มา - Android Police

กูเกิลประกาศความร่วมมือกับ Box ผู้ให้บริการคลาวด์สตอเรจสำหรับองค์กร เปิดให้เซฟเอกสารที่สร้างด้วย Google Docs ไปไว้บน Box แทนที่จะเป็น Google Drive ได้แล้ว ช่วยให้องค์กรที่เก็บข้อมูลบนระบบของ Box มาใช้งาน Google Docs/Sheets/Slides ได้สะดวกขึ้น

กูเกิลจะมอง Box เป็นพื้นที่สตอเรจภายนอก (third party repository) ที่กูเกิลรับรอง เพื่อให้ลูกค้ามีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการเลือกพื้นที่เก็บข้อมูล

นอกจากนี้ ระบบค้นหาข้อมูลในองค์กร Google Springboard ก็จะสามารถค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ใน Box ได้เช่นกัน

ที่มา - Google for Work, Box