Veritas บริษัทให้บริการจัดการข้อมูล และโซลูชั่นด้านการจัดเก็บข้อมูล เผยรายงาน Databerg Report สำรวจข้อมูลจากคนทำงาน IT ในองค์กรกว่า 2,500 คน จาก 22 ประเทศ พบว่า ข้อมูลที่องค์กรจัดเก็บทุกวันนี้ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของบริษัทเพียงนิดเดียว ส่วนข้อมูลที่เหลือเป็นข้อมูลเก่า, ข้อมูลส่วนตัว และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่สามารถนำไปต่อยอดทางธุรกิจของบริษัทได้เลย

คำว่า Databerg Report ล้อมาจากคำว่า Iceberg โดยเปรียบเทียบข้อมูลเหมือนเป็นภูเขาน้ำแข็งในทะเล ส่วนบนสุดที่โผล่พ้นน้ำคือข้อมูลสำคัญขององค์กร สามารถเข้าถึงและนำไปใช้ดำเนินการได้ตลอดเวลา จากรายงาน คำนวณว่าข้อมูลที่เป็นประโยชน์มีสัดส่วนเพียง 14% ของข้อมูลทั้งหมดเท่านั้น

ส่วนตรงกลางของภูเขาน้ำแข็ง คือข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลหมดอายุ ข้อมูลที่ไม่สำคัญอะไร มีสัดส่วน 32% โดย Veritas เรียกข้อมูลส่วนนี้ว่า ROT Data ย่อมาจาก Redundant, Obsolete, Trivial Data

ส่วนลึกที่สุดของภูเขาน้ำแข็งคือข้อมูลที่ผู้บริหารไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีอยู่ในองค์กร และเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถสร้างคุณค่าให้องค์กรได้เลย ข้อมูลส่วนนี้มีสัดส่วนมากที่สุดคือ 54% เรียกว่า Dark Data

ปัญหาของข้อมูลที่มากเกินไปคือค่าดำเนินการและต้นทุนการจัดเก็บจะยิ่งมากขึ้น ในรายงาน Databerg คาดการณ์ว่าภายในปี 2020 ปัญหา ROT Data และ Dark Data จะสร้างค่าใช้จ่ายในองค์กรทั่วโลกกว่า 30 ล้านล้านบาท

สำหรับพฤติกรรมที่ทำให้เกิด ROT Data และ Dark Data มากขึ้น มีดังนี้

• จัดเก็บข้อมูลโดยอิงตามจำนวนข้อมูล (data volume) ไม่ใช่ตามคุณค่าของข้อมูล (data value)
• องค์กรมีความเชื่อว่าถ้าจัดซื้ออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลมาให้มากเข้าไว้ องค์กรจะไม่ต้องจ่ายค่าจัดเก็บอีกในอนาคต
• มีข้อมูลส่วนตัวของบุคลากรในองค์กร แอบมาฝากไว้ในระบบ

ความเชื่อผิดๆ เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เกิดข้อมูลมหาศาล ยุคนี้เป็นยุคที่ทุกคนสร้างข้อมูลได้ จึงสร้างข้อมูลขึ้นมาเต็มไปหมด และเมื่อเกิดความเชื่อว่าปุอกรณ์จัดเก็บราคาถูกลง จะเก็บข้อมูลเท่าไรก็ย่อมได้ แต่กลับไม่ได้คำนึงถึงต้นทุนอื่นๆ เช่น ค่าบุคลากรดูแลข้อมูล ค่าพื้นที่ ค่าพลังงาน

สำหรับแนวทางแก้ไข Veritas เสนอไว้ดังนี้

• ไม่ควรวางนโยบายรองรับการจัดเก็บอย่างไร้ขีดจำกัด เพราะจะมีค่าใช้จ่ายงอกเงยขึ้นมาจนควบคุมได้ยาก
• ให้นโยบายกับพนักงาในนเรื่องการฝากข้อมูลที่จะเป็นภาระแก่พื้นที่จัดเก็บ โดยไม่ควรนำข้อมูลส่วนตัวมาเก็บไว้ในพื้นที่ขององค์กร รวมถึงไฟล์ที่อาจผิดกฎหมาย เช่น เพลง หนัง ด้วย
• จัดลำดับความสำคัญของข้อมูล และเคลียร์ข้อมูลเก่าออก เพื่อหลีกเลี่ยงการจัดซื้ออุปกรณ์จัดเก็บใหม่