ประสบปัญหากับอีเมลล้นกล่องขาเข้า (inbox) อยู่ใช่ไหม ? เป็นคำถามที่ผู้ใช้งานอีเมลทั่วไปตอบได้อย่างไม่ต้องคิดเลยว่า "ใช่" และแน่นอนว่าอีเมลที่เราไม่ต้องการแทบทั้งหมดนั้นถูกมองว่าเป็นสแปมเสียทั้งสิ้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้วมันไม่ใช่เลย เพราะอีเมลที่ครองพื้นที่กล่องขาเข้าเกือบทั้งหมดนั้นมันคือ Graymail ต่างหาก

หลายคนอาจสงสัยว่า Graymail คืออะไร และต่างจากสแปมอย่างไร เรื่องนี้อธิบายได้ง่ายๆ ว่า Graymail คืออีเมลจากบริการต่างๆ ที่เรานั้นได้ไปลงทะเบียนรับมาเอง ไม่ว่าจะพ่วงมาพร้อมกับการสมัครสมาชิก หรืออีเมลแจ้งเตือนจากบริการก็ตาม ซึ่งมันยังคงมีค่า และน่าเชื่อถืออยู่ เพียงแต่เราอาจไม่ได้สนใจมันแล้ว ตรงข้ามกับสแปมที่เราไม่เคยต้องการมันโดยสิ้นเชิง

จากข้อมูลของไมโครซอฟท์ระบุว่าอีเมลในกล่องขาเข้าของเรากว่า 80% นั้นเป็น Graymail ทั้งสิ้น ซึ่งประกอบไปด้วยจดหมายข่าว (newsletter) การอัพเดตจากโซเชียลเน็ตเวิร์คในสัดส่วนตามภาพด้านล่าง ที่น่าสนใจคือสแปมเมลที่หลายคนมองว่ามีมากมายนั้นกลับมีจำนวนแค่ 2% จากทั้งหมดเท่านั้น (ที่น่าตกใจกว่าคืออีเมลที่ส่งหากันเหลือเพียงแค่ 14% แล้ว)

ปริมาณสแปมที่ลดลงนั้นเริ่มขึ้นตั้งแต่ที่ไมโครซอฟท์เปิดตัว SmartScreen ที่ช่วยจับสแปมใน Hotmail ในปี 2007 ผลคือปริมาณสแปมนั้นลดลงจาก 20-30% ลงสู่เลขตัวเดียวได้หลังจากเปิดใช้ไม่นาน

เมื่อปัญหาเรื่องสแปมลดลงได้แล้ว เป้าหมายต่อไปคือการจัดการ Graymail ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น หลังจากที่ปริมาณ Graymail นั้นเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในปีที่ผ่านมา และคาดว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในอนาคต

เครื่องมือที่ไมโครซอฟท์นำเสนอมาเพื่อจัดการกับ Graymail นั้นเป็นวิธีการง่ายๆ 4 ขั้นตอนจากเมนู Sweep ที่สามารถทำได้ในเวลาเพียง 60 วินาที ดังนี้

• จัดการย้าย/ลบ อีเมลจากผู้ส่งคนเดียวกันได้ด้วยคำสั่ง Move all from... และสามารถตั้งค่าให้อีเมลจากผู้ส่งดังกล่าวถูกจัดการแบบเดียวกับที่ทำไว้ในครั้งนี้ได้
• จัดการกับอีเมลโปรโมชันที่หมดอายุไปแล้วด้วย Scheldule cleanup ซึ่งสามารถเลือกเก็บเฉพาะเมลล่าสุดของผู้ส่ง หรือระบุอายุของอีเมลได้ เมื่อครบกำหนดจะถูกส่งลงถังขยะโดยอัตโนมัติ
• กำหนดหมวดหมู่ (category) ให้กับอีเมลเพื่อแยกประเภท และช่วยให้ค้นหาได้ง่าย
• ปักธง (flag) อีเมลสำคัญให้อยู่บนสุดเสมอจนกว่าจะเอาออก อันนี้ไม่ค่อยเกี่ยวกับ Graymail เท่าไรนับเป็นของแถมละกัน

ทั้งสี่ขั้นตอนที่ว่านี้สามารถทำได้จริงในเวลา 60 วินาที ใครที่ยังไม่เชื่อล่ะก็ต้องลองดูสาธิตจากวิดีโอแล้วล่ะครับ (ที่มุมขวาล่างมีจับเวลาด้วยนะ)

สำหรับคนที่ยังงงๆ กับ Graymail ไมโครซอฟท์มีแคมเปญ ConquerGraymail ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อต่อกรกับ Graymail เต็มที่ ซึ่งสามารถไปชมได้ที่ ConquerGraymail และนี่คือหนึ่งในความพยายามอธิบาย Graymail ให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นจากไมโครซอฟท์ครับ

ไมโครซอฟท์บอกว่าเครื่องมือชุด Sweep เปิดให้ใช้งานได้แล้ว ผมลองเข้าไปดูก็เห็นว่ามีแล้ว ใครที่ยังใช้ไม่ได้ ลองเปลี่ยนเป็นภาษาอังกฤษดูนะครับ

นอกจากเรื่องของ Graymail แล้ว ไมโครซอฟท์ยังได้พูดถึงความเป็นมาของ Hotmail ว่าตอนนี้มาถึงจุดไหนแล้ว โดยคุณแบร์รี่ อุย หัวหน้ากลุ่มผลิตภัณฑ์ Hotmail และ Windows Live ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ได้เปรียบเทียบกับเมื่อปี 2006 ในสี่หัวข้อหลักคือ ความจุ ประสิทธิภาพ การรองรับบนมือถือ และสแปม

อย่างแรกที่เห็นได้ชัดเลยก็คือพื้นที่ความจุที่กลายเป็นอนันต์ไปแล้ว และสามารถแนบไฟล์ขนาดใหญ่ถึง 100MB (รวมถึงสามารถแนบไฟล์จาก SkyDrive ได้ด้วย) ในแง่ประสิทธิภาพก็เร็วกว่าเดิมถึง 10 เท่าตัว

สำหรับการรองรับบนมือถือนั้น นอกจากตัวเว็บแอพแล้ว ยังมีแอพเฉพาะของแต่ละแพลตฟอร์มหลัก ไม่ว่าจะเป็น Windows Phone, iOS, BlackBerry, Android หรือแม้แต่ Symbian ก็ตาม

ส่วนสแปมบน Hotmail ก็ลดลงเหลือเพียง 2-3% ในปัจจุบันแล้วตามกราฟด้านบน

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Hotmail มีการปรับปรุง และเพิ่มฟีเจอร์เข้ามามากมาย ยกตัวอย่างเช่นการแนบไฟล์จาก SkyDrive, การเชื่อมต่อกับเฟซบุ๊กทั้งส่วนของบัญชีรายชื่อ และแชท, การอินทิเกรทกับเว็บแอพ Office Docs, Single Use Codes พาสเวิร์ดใช้ครั้งเดียว สำหรับใช้งานในที่ๆ อาจไม่ปลอดภัย และ MSN แชทบนหน้าอีเมล

เพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้ ไมโครซอฟท์จึงเพิ่มพื้นที่ของ Hotmail อย่างต่อเนื่อง ข้อมูลล่าสุดเมื่อเดือนกันยายน 2011 ระบุว่ามีพื้นที่มากถึง 140PB (ตีเป็น GB จะได้ประมาณ 140,000,000GB) และเพิ่มขึ้นสัปดาห์ละ 1PB ประเมินคร่าวๆ ตอนนี้ไมโครซอฟท์มีพื้นที่ใน Hotmail อยู่ราว 170PB แล้ว

ข้อมูลในส่วนการใช้งาน Hotmail ทั่วโลกตอนนี้มีผู้ส่งอีเมลด้วย Hotmail มากถึง 5,000 ล้านฉบับต่อวัน

บัญชีอีเมลทั้งหมดมีอยู่ราว 13,000 ล้านบัญชี ซึ่งตีเป็น active user ได้ราว 3,000 ล้านบัญชี

ปัจจุบัน Hotmail ทำตลาดอยู่ 59 ประเทศทั่วโลก และรองรับการใช้งานมากถึง 36 ภาษา

ปิดท้ายกันด้วยโลโก้ของ Hotmail ในยุคต่างๆ ใครทันยุคไหนมาแสดงตัวกันได้ครับ

ข่าวนี้ได้รับการสนับสนุนจากไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย)