หากองค์กรมีเป้าหมายที่จะเติบโตและก้าวหน้า ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าสิ่งที่มีความสำคัญในการขับเคลื่อนให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้ตามเป้าหมายหรือแผนการที่วางไว้คือ บุคลากรหรือพนักงาน
CS LOXINFO ในฐานะของผู้ให้บริการทางด้านไอซีทีโซลูชันที่เล็งเห็นความสำคัญในเรื่องนี้จึงได้พัฒนาซอฟต์แวร์เกี่ยวกับระบบการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรขึ้นมามีชื่อว่า Matrix HRM (Human Resource Management) โดย ดร.สมชาย กิตติชัยกุลกิจ ผู้ช่วยกรรมการผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและการขาย บริษัท ซีเอส ล็อกซอินโฟ จำกัด (มหาชน) จะมาบอกถึงความสำคัญพร้อมกับให้ข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ดังกล่าวนี้
ช่วยลดเวลาการทำงาน และเพิ่มโอกาสในการต่อยอดธุรกิจ
ฝ่ายบุคคลซึ่งทำหน้าที่บริหารจัดการข้อมูลของพนักงานทุกคนในองค์กรมีสิ่งที่จะต้องทำจำนวนมาก พนักงานแต่ละคนจะต้องมีการบันทึกข้อมูลประวัติส่วนตัว ข้อมูลเวลาทำงาน ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลประกันสังคม ข้อมูลภาษี และจัดทำการประเมินผลพนักงาน สำหรับองค์กรที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนการที่จะทำเอกสารต่างๆ สำหรับพนักงานแต่ละคนคงไม่มีปัญหาอะไร แต่เมื่อใดที่องค์กรเติบโตและมีพนักงานเพิ่มมากขึ้น การที่ฝ่ายบุคคลจะต้องมานั่งทำเอกสารต่างๆ ของพนักงานแต่ละคนคงไม่ใช่เรื่องง่าย
Matrix HRM คือซอฟต์แวร์ที่จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ว่านั้น เมื่อทำการบันทึกข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าสู่ระบบซึ่งทำเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้และสามารถนำไปใช้สำหรับงานต่างๆ ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำเอกสารใหม่ทุกครั้ง นอกจากช่วยลดขั้นตอนและลดเวลาในการทำงานลงได้อย่างมากแล้ว ยังทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์อีกประการหนึ่งที่องค์กรจะได้รับจากการนำ Matrix HRM ไปช่วยบริหารจัดการข้อมูลของพนักงานก็คือ ทำให้องค์กรสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่าพนักงานที่มีอยู่มีศักยภาพแค่ไหนหรือมีจุดแข็งทางด้านใดบ้าง ควรจะจัดสรรหรือมอบหมายหน้าที่ให้กับบุคลากรอย่างไรเพื่อให้เกิดการพัฒนาต่อยอดและทำให้องค์กรเติบโตมากยิ่งขึ้น
6 ฟังก์ชันการใช้งานของ Matrix HRM
Matrix HRM ได้รับการพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับการใช้งานสำหรับผู้ประกอบการในทุกระดับไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบ SMEs หรือภาคอุตสาหกรรมที่มีจำนวนพนักงานหลักร้อยหลักพันจนถึงหลักหมื่นคน สิ่งที่ผู้ใช้งานจะได้รับในการใช้งานซอฟต์แวร์ก็คือ...
- ระบบทะเบียนพนักงาน แน่นอนว่าเป็นส่วนของการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลของพนักงานซึ่งทำการกรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ความพิเศษที่ผู้ใช้งานจะได้รับจากฟังก์ชันนี้ก็คือ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร หรือ Matrix ERP ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาบันทึกพนักงานใหม่อีกครั้ง
- ระบบบริหารเวลาการทำงาน หากองค์กรใช้เครื่องรูดบัตรที่รองรับการเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์ Matrix HRM สามารถที่จะดึงข้อมูลเวลาการทำงานของพนักงานจากเครื่องรูดบัตรเข้ามายังระบบได้ทันที
- ระบบฝึกอบรม ช่วยให้การวางแผนการฝึกอบรมสำหรับพนักงานแต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนเป็นไปอย่างมีระบบตามแผนงานหรือโครงสร้างขององค์กร
- ระบบเงินเดือน ในเบื้องต้นฟังก์ชันการใช้งานส่วนนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องของการจัดทำเงินเดือนของพนักงานอยู่แล้ว แต่ความพิเศษที่ผู้ใช้จะได้รับเพิ่มขึ้นคือเรื่องของระบบ e-Payment ซึ่งเป็นมาตรฐานใหม่ในการทำธุรกรรมทางการเงินกับธนาคารที่ Matrix HRM ได้รับการพัฒนาให้รองรับการใช้งานดังกล่าวแล้ว
- ระบบบริหารการลา ในขณะนี้ Matrix HRM ได้พัฒนาให้มีการเชื่อมโยงการลาของพนักงานเข้ากับระบบ Mobile Application อีกทางหนึ่ง ทำให้พนักงานสามารถแจ้งการลาผ่านสมาร์ทโฟนพร้อมรับการอนุมัติจากฝ่ายบุคคลและบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบบริหารการลาได้ทันที
- ระบบประเมินพนักงาน ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าหรือเงื่อนไขในการประเมินพนักงานได้ไม่จำกัดและสามารถนำเงื่อนไขเรื่องของเวลาการทำงานมาใช้ในการประเมินได้ด้วย
ดร.สมชาย กิตติชัยกุลกิจ ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและการขาย บริษัท ซีเอส ล็อกซอินโฟ จำกัด (มหาชน)
Mobile Application ฟีเจอร์ที่ช่วยให้การใช้ซอฟต์แวร์สะดวกยิ่งขึ้น
ทางด้าน คุณอภิรักษ์ เชียงเจริญ ที่ปรึกษาทางด้านซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร (Matrix HRM) บริษัท ซีเอส ล็อกซอินโฟ จำกัด (มหาชน) ได้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Mobile Application ว่าเป็นฟีเจอร์ใหม่ที่ไม่ได้ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานสะดวกขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานด้วย โดยพนักงานสามารถใช้ Mobile Application เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ Matrix HRM เพื่อตรวจสอบสถานะการทำงานของตัวเองได้ 3 ส่วนคือ ทะเบียนพนักงาน การลา และเรื่องของเงินเดือน
- ทะเบียนพนักงาน (Employ) นอกจากสามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของตัวเองได้แล้ว ในเรื่องของการใช้สิทธิลดหย่อนภาษีหากระหว่างปีการทำงานมีการซื้อกองทุนหรือประกันชีวิตเอาไว้ สามารถส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องจัดการทำเรื่องเพื่อขอลดหย่อนภาษีเพิ่มเติมให้ได้
- การลา (Time Attendance) สามารถที่จะแจ้งลากับฝ่ายบุคคลผ่านทางสมาร์ทโฟนได้เลย พร้อมรับทราบสถานะของการลาว่าได้รับการอนุมัติหรือไม่ได้ทันที
- เงินเดือน (Payroll) ในกรณีที่พนักงานไม่มีความจำเป็นที่จะต้องนำสลิปไปใช้เป็นหลักฐานเพื่อการทำธุรกรรมใดๆ ใช้วิธีการตรวจสอบข้อมูลเงินเดือนผ่านสมาร์ทโฟนก็ได้ ซึ่งฝ่ายบัญชีก็ไม่จำเป็นที่จะต้องทำสลิปแจกให้กับพนักงานทุกคนเหมือนที่ผ่านมา
การพัฒนา Mobile Application ได้รับการคำนึงถึงทั้งเรื่องของระบบและ User Interface ซึ่งผู้ใช้สามารถทำความเข้าใจและใช้งานได้ไม่ยาก ในเบื้องต้นจะรองรับเฉพาะระบบปฏิบัติการ Android เท่านั้น ในส่วนของ iOS จะเปิดให้บริการในลำดับต่อไป
“Mobile Application ถือว่าเป็นความสามารถใหม่ของซอฟต์แวร์ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร ที่ยังไม่มีที่ไหนทำมาก่อน เป็นความสามารถที่จะช่วยให้การบริหารงานบุคคลมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น”
Matrix HRM กับข้อดีของการใช้งานผ่าน Cloud Technology
ความพิเศษอีกอย่างหนึ่งของการใช้ซอฟต์แวร์ Matrix HRM คือ เรื่องของการใช้งานผ่านระบบ Cloud Technology ทำให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ การที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในคอมพิวเตอร์มีข้อดีหลายประการด้วยกันไม่ว่าจะเป็นการที่ไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่มีสเปคสูงๆ ช่วยลดต้นทุนในการจัดซื้ออุปกรณ์ ไม่จำเป็นต้องสร้างระบบเครือข่ายช่วยลดต้นทุนและความยุ่งยากในการทำงานลงได้อีกทางหนึ่ง อีกทั้งยังไม่ต้องกังวลในเรื่องของการอัปเกรดซอฟต์แวร์และไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเนื่องจากระบบ Cloud ของ CS LOXINFO ถูกติดตั้งอยู่ภายในศูนย์ข้อมูลคอมพิวเตอร์ (Data Center) ที่มีมาตรฐานและความปลอดภัยอย่างมาก
ในการใช้งานซอฟต์แวร์ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถที่จะเชื่อมต่อเพื่อเข้าใช้งานระบบผ่านเบราเซอร์ได้ทันที ซึ่งรูปแบบการใช้งานแบบนี้นอกจากการใช้งานภายในองค์กรจะสามารถเชื่อมโยงถึงกันได้โดยที่ไม่ต้องสร้างระบบเครือข่ายให้ยุ่งยากแล้ว สำหรับผู้บริหารยังสามารถที่จะทำงานหรือตรวจสอบข้อมูลจากที่ไหนเมื่อไรก็ได้
สำหรับองค์กรใดที่สนใจใช้บริการซอฟต์แวร์ Matrix HRM ของ CS LOXINFO สามารถติดต่อหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ทาง matrixerp@csloxinfo.net หรือ 02-263-8229 กด 2
