เกริ่นก่อน: ผมเป็นแค่ผู้เข้าร่วมงานนะครับ แต่ประทับใจงาน เลยอยากบันทึกไว้เฉยๆ :)

งาน "Business on the Move: เทคนิคการทำงานแบบเคลื่อนที่ ทุกที่ ทุกเวลา" จัดโดย GBG Bangkok  ที่ K-SME Knowledge Center อาคารจามจุรีสแควร์ เมื่อวันเสาร์ที่ 1 ธันวาคม 2555 ที่ผ่านมาครับ ในงานนี้ ทุกคนเข้าร่วมได้ฟรี! ไม่เสียค่าใช้จ่าย โดยมีเงื่อนไขเพียงข้อเดียวคือ "ต้องติดขนมมาแบ่งคนอื่นด้วย!"

ในงานมีคนเมพๆ มาร่วมวงเสวนา เปิดเผยข้อมูล และแชร์วิถีการทำงานกันอย่างคับคั่ง ทั้งคุณ @iPattt @iMenn @ripmilla และคุณ @pawoot ครับ

รูปแบบของตัวงานเป็นกันเองมากๆ เก้าอี้นั่งจัดแบบล้อมวงคุยกัน มีผู้เข้าร่วมงานประมาณ​ 20-30 ท่าน กำหนดการก็วางไว้แบบคร่าวๆ ใช้เวลาประมาณ 4 ชั่วโมง ตั้งแต่  1.00PM ถึง 5.00PM อัดแน่นไปด้วยสาระ โดยแบ่งออกเป็น 3 ช่วงครับ ช่วงที่หนึ่ง จะเป็นการแชร์ของพี่ @iPattt ถึงสไตล์การทำงานของบริษัท  Tiger Idea ช่วงที่สอง จะเป็นการถ่ายทอดสด ส่งตรงจากปาย ผ่าน Hangout โดยพี่ @iMenn พูดถึงเทคนิคการทำงานแบบเคลื่อนที่ และปิดท้ายด้วยการถามคำถาม และแชร์ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ของผู้เข้าร่วมงานทุกท่าน โดยมีพี่ @pawoot เป็นผู้ดำเนินรายการครับ

ช่วงที่ 1 : แชร์สไตล์การทำงาน จาก พี่ @iPattt

แน่นอน เราเริ่มด้วย Solution ของ Google Apps ซึ่งเป็น Collaboration Tools สามัญประจำ SMEs รวมไปถึงองค์กรใหญ่ๆ ด้วย แต่ประเด็นเลยไปถึงเรื่อง Users ที่ใช้งานได้ฟรี จากที่เคย 500 users / ลดมาเหลือ 100 / 50 / 25 และปัจจุบันอยู่ที่ 10 users ครับ หากมากกว่านี้ ก็ต้องจ่าย licenses เอา หรือเปลี่ยนไปใช้ค่ายอื่นอย่างของ Microsoft ที่เรียกว่า Windows Live Admin ซึ่งตอนนี้ แจกฟรีอยู่ที่ 500 users ครับ

ข้อดีของ Google Apps ในส่วนของ Email อีกอย่างนึงที่อาจารย์ศุภเดช @ripmilla บอกเอาไว้ก็คือ มันเหมือนเป็นตัวบ่งบอก whitelist ให้กับเรา ทำให้ Mail ที่ส่งผ่าน Google Apps ไม่ตกไปอยุ่ใน Spam Mail (ตราบเท่าที่ เราไม่เคยโดน report) แต่ Gmail ก็ให้เราส่งเมลล์ได้เพียงวันละ 500 เมลล์เท่านั้น แล้วมากกว่านี้จะทำอย่างไรหละ?

พี่ๆ ในงาน ก็แนะนำ Tools ตัวอื่นๆ ตั้งแต่ Amazon Simple Mail จากค่าย Amazon ที่รับประกันว่า Mail ที่ส่งผ่าน Tools นี้ จะถึงผู้รับอย่างแน่นอน โดยมีค่าใช้จ่ายแค่เพียง $0.10 ต่อ 1,000 ฉบับ เท่านั้น! และยังมี อีกค่ายนึงคือ MailChimp ให้เลือกใช้ด้วย

หลังจากผ่านเรื่องเมลล์ ก็จะเป็นเรื่อง Calendar ซึ่งส่วนใหญ่ ก็จะใช้ Google Calendar กันอยู่แล้ว แต่จะมีประเด็นเรื่อง การทำนัดหมายข้ามบริษัท ที่อาจจะนัดหมายลำบาก เพราะเราไม่เห็น slot ว่าง ของแต่ละฝ่าย จึงมี tools อีกตัวนึง ที่แชร์กันมาคือ "Doodle" เป็น Application สำหรับการทำนัดหมาย โดยให้แต่ละคน สร้าง slot ว่างไว้ แล้วผู้ทำนัดหมายจะเห็นวันที่เหมาะสมที่สุด แม้จะอยู่ต่างบริษัทกันก็ตาม! (เช่น นัดหมายระหว่าง partners หรือลูกค้า เป็นต้น)

หลังจากนั้น ก็เป็นประเด็นยาวๆ ของ โปรแกรม ประเภท File Sharing ก็ไม่พ้นพระเอกอย่าง Dropbox ที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่พี่โก๋ก็แนะนำ Tools อีกตัวนึงที่น่าใช้นั่นก็คือ SugarSync ครับ! จุดเด่นก็คือ มันสามารถเลือก Folder ได้เอง ตามใจเรา ไม่ใช่แค่เฉพาะ Folder Dropbox เท่านั้นที่ถูก Sync แถม SugarSync ยังมี Magic Briefcase ที่หากเราโยนไฟล์ใดๆ ก็ตามไว้ใน Briefcase ตัวนี้ ไฟล์นั้นๆ จะแชร์ across devices ไปที่คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องครับ! (จริงๆ SugarSync ใช้ทำเป็น Backup Solution ได้ด้วย สะดวกมากๆ ครับ)

แล้วก็คุยกันต่อถึงโปรแกรมบัญชี พี่ @iPattt ก็แนะนำโปรแกรม SmartBiz Freeware บัญชีแท้ๆ ของคนไทย ที่ใช้งานได้จริง ออกใบเสร็จ ใบเสนอราคาได้ครับ ลองโหลดไปเล่นกันดูได้เลย

แล้วก็เข้าสู่ประเด็นใหญ่ๆ อีกครั้งคือ Collaboration Tools สำหรับการกระจายงาน และตั้ง Tasks ให้กับ พนักงานต่างๆ ในองค์กร ซึ่งพี่ๆ เทพๆ แต่ละคน ก็งัด Tools ของตัวเอง มาโชว์กันถ้วนหน้า วิจารณ์ข้อดีข้อเสีย ฟัดกันถึงพริกถึงขิง จนแล้ว ก็สรุปไม่ได้จริงๆ ว่าตัวไหนดีที่สุด เพราะขึ้นอยู่กับสไตล์การทำงาน และบุคลิกของตัวบริษัทแต่ละบริษัทเองมากกว่า ว่าเหมาะกับ Tools ตัวไหน โดยเครื่องมือที่พี่ๆ พูดถึงในงาน ได้แก่ : Trello, Do.com, asana, moovia, grouptie (beta) และ Basecamp มีทั้งฟรี และเสียเงินครับ ลองเลือกใช้ ทดลองใช้กันดู เอาที่ใช่ เอาที่เหมาะครับ

แล้วก็หมดช่วงแรกครับ เป็นพักทานขนม ของว่าง ที่เราๆ เตรียมกันมาเอง มีตั้งแต่ ไก่ทอด KFC, ช็อคโกแลต, ขนมคบเคี้ยว, เครื่องดื่มโซดาต่างๆ จนกระทั่ง เบียร์ไฮเนเก้น มาแบบยกถาดกันเลยทีเดียว...

ช่วงที่ 2: Hangout จากปาย โดยพี่ @iMenn

หลังจากอิ่มกันได้ที่ ก็มาสู่ช่วงที่สองของงาน เป็นการ Hangout สดๆ จากพี่ @iMenn ถ่ายทอดสดส่งตรงจากปาย สถานที่ทำงานและบ้านของพี่เขาครับ เนื่องจากสัญญาณเน็ต ขาดๆ หาย พี่ @iMenn จึงทำบทความสรุปไว้ให้อีกด้วย ดูกันได้ที่นี่ครับ http://goo.gl/b9omU

หลังจากที่พูด Tools ต่างๆ ไปมากมาย อีกเรื่องนึง ที่ต้องอยู่คู่กันคือ เรื่องวัฒนธรรมขององค์กร ที่พี่เม่นย้ำว่า หาก Tools เลิศเลอแค่ไหน แต่วัฒนธรรมยังไม่เปิดเผยความจริงต่อกัน (เอาใจเจ้านาย, ตกแต่งตัวเลข) สุดท้าย Tools เหล่านั้นก็ไม่เกิดประโยชน์อยู่ดี สิ่งที่สำคัญกว่า อาจไม่ใช่การสร้าง KPI แต่คือการสร้างวัฒนธรรมที่ดีในองค์กร เช่น ความซื่อสัตย์, การเปิดเผยความจริง ที่อาจไม่จำเป็นต้องสวยงามเสมอไป เพราะการเปิดเผยปัญหา หรืออุปสรรคต่างๆ ก็สามารถทำได้ ทั้งนี้ ก็เพื่อช่วยกันหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นครับ

Tools ที่พี่เม่นใช้คือ Basecamp ครับ โดยพี่เม่นย้ำว่า เป็น Tools ที่เรียบง่าย และใช้งานง่ายสุดๆ แม้แต่การดึงลูกค้าเข้ามาอยู่ใน loop ของ basecamp ก็ใช้การอธิบายไม่นาน (บางครั้งเขียนกำกับแค่ 1 บรรทัด ลูกค้าก็ใช้งานได้คล่องแคล่ว แถมยังสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า เพราะ issue ต่างๆ ที่ลูกค้าเคยเรียกร้อง ถูก organize อยู่ใน basecamp ทั้งหมด)

นอกจากนั้น ก็เป็นการแนะนำโปรแกรมประเภท Time Tracking และออกบิลต่างๆ โดยพี่เม่นแนะนำ Tools สองตัว คือ Harvest และ Freshbook ครับ ต้องลองใช้ดูครับ

พี่เม่นยังพูดถึงหนังสือ Rework (ผลงานจากผู้ก่อตั้ง Basecamp) ที่พี่เม่นแนะนำว่า Start-up ทุกท่านควรอ่านจริงๆ เพราะเป็นการคิดแบบ Lean สุดๆ เพื่อให้การทำงาน เกิดประสิทธิภาพสูงสุด มีแปลเป็นไทยแล้ว ชื่อว่า REWORK: ยกเครื่องความคิด (มีขายใน Thaisecondhand ด้วย มือสองราคา 90 บาทเท่านั้น!)

นอกจากนี้ ยังมี App น่าสนใจอื่นๆ อีกด้วย เขาไปดูได้ที่เว็บ AgileDesigners.com ครับ

ช่วงที่ 3: ถามคำถาม และแบ่งปันข้อมูล

ช่วงนี้ก็เป็นช่วงเปิดเวทีให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาครับ ใครมีของก็งัดมาโชว์ งัดมาแนะนำกันตอนนี้ ก็มี App ที่น่าสนใจประมาณนี้ครับ

Abbyy Cardholder, CardMunch: โปรแกรมสำหรับ Scan นามบัตร แบบบันทึกเข้า Field ใน Contact เลย

YouTube Option: Extension ของ Chrome ที่ปรับแต่ง Youtube ได้ตามใจฉัน

Rapportive: Extension ของ Chrome อีกตัว ที่จะทำงานใน Gmail และบอก Social Network ของ User เจ้าของเมลล์นั้นๆ ว่ามีอะไรบ้าง

Spicework: ดูข้อมูลของ Computer ทั้งหมด รวมไปถึง external device ต่างๆ เช่น พวก ปริ้นเตอร์ ซึ่งข้อมูลที่ได้ ละเอียดสุดๆ เช่น free space ของ harddisk,  update ล่าสุดของ antivirus หรือแม้กระทั่ง จำนวนแผ่นกระดาษที่ Print ของ Printer ครับ

MightyText: Application ที่เชื่อมโยง Call log และ SMS จาก มือถือ สู่ Computer ครับ

หลังจากนั้นก็จบงานครับ ถ่ายรูปหมู่เป็นที่ระลึก แล้วก็แยกย้ายกันกลับ เวลาประมาณ 5 โมงครับ

ขอบคุณ GBG Bangkok ที่จัดงานเจ๋งๆ แบบนี้ขึ้นมา และ ธนาคารกสิกรที่เอื้อเฟื้อพื้นที่จัดงานดีๆ เช่นนี้ครับ

ขออภัยหากข้อมูลใดๆ ผิดพลาด หรือตกหล่น รบกวนช่วยชี้แจง เพื่อจะได้แก้ไขให้ถูกต้องด้วยครับ

ดูรูปเพ่ิมเติมได้ที่: https://plus.google.com/events/csk615hmk9u9unsobfb1lp262es

ส่วนใครยังมี App เด็ดๆ เครื่องมือเจ๋งๆ ช่วยแนะนำ แบ่งปันกันใน Comment ได้เลยครับ