การสมัครงานจะไปได้ราบรื่นต้องเริ่มจากการสร้าง First Impression ที่ดีต่อผู้รับสมัครงาน เริ่มตั้งแต่ตอนที่เราเห็นประกาศรับสมัครงานแล้วติดต่อไปยังบริษัทรับสมัครงาน Amanda Augustine ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพแบ่งปันทริคการเขียนอีเมล 11 ข้อ ที่จะทำให้เราสามารถแสดงความสามารถของตัวเองไปพร้อม ๆ กับการแสดงให้บริษัทเห็นว่าเรามีความสนใจที่จะทำงานกับบริษัทนั้น ๆ จริง ๆ

###เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน

การเขียนหัวข้อให้ชัดเจนว่าเรากำลังเขียนอีเมลติดต่อมาเพื่อสมัครงานเป็นเรื่องที่ดีกว่าการพยายามเขียนหัวข้อให้ดึงดูดหรือมีลูกเล่น อย่างเช่นเราควรเขียนว่า “Application for [ชื่อตำแหน่ง]: [ชื่อและนามสกุลผู้สมัคร]” หรือ “สมัครงานในตำแหน่ง…: [ชื่อและนามสกุลผู้สมัคร]”

###ส่งอีเมลไปให้ถูกคน

เราไม่ควรขึ้นต้นด้วยคำกว้าง ๆ อย่าง “Dear Madam” “Dear Sir” หรือ “ถึง ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง” เพราะจะแสดงให้เห็นว่าเราไม่ได้หาข้อมูลมาก่อนว่าใครที่มีหน้าที่รับผิดชอบกับการสมัครงานโดยตรง

เราควรไปหาชื่อผู้รับสมัคร อาจจะหาชื่อผู้ที่ประกาศรับสมัครงานผ่าน LinkedIn หรืออาจจะไปถามคนรู้จักที่ทำงานอยู่ในบริษัทนั้น ๆ และถ้าหากเป็นโพสต์รับสมัครงานที่ไม่ได้เปิดเผยชื่อผู้รับสมัครงาน เราอาจจะเขียนขึ้นต้นอีเมลไปว่า “ถึง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล” หรือ “ถึง ผู้จัดการฝ่าย… [ชื่อฝ่ายที่ต้องการสมัครงาน]” ก็ได้

###เขียนว่าเราทำอะไรให้บริษัทได้บ้าง

ควรเขียนอีเมลที่แสดงถึงสิ่งที่เราสามารถทำให้บริษัทหรือคุณค่าที่เรามีอยู่ หรือข้อมูลของบริษัทที่เราได้เรียนรู้มาเพื่อแสดงให้เห็นว่าหากฃบริษัทรับเข้าทำงานแล้วจะเป็นผลดีต่อบริษัทแน่นอน

###แสดงให้เห็น Passion ในการทำงาน

แสดงไฟในการทำงานของเราออกไปผ่านอีเมลว่าเราอยากทำงานที่นี่ขนาดไหน เขียนถึงแรงบันดาลใจที่ทำให้เราเข้ามาสมัครงานที่นี่ เช่น การได้อ่านบทสัมภาษณ์ซีอีโอของบริษัท พูดง่าย ๆ คืออแสดงความกะตือรือร้นออกไปว่าอยากทำงานที่นี่จริง ๆ

###ปรับเนื้อหาอีเมลทุกครั้งที่สมัครงานใหม่

การปรับเปลี่ยนเนื้อหาในอีเมลเพื่อการสมัครงานใหม่เป็นเรื่องสำคัญเพราะเราควรพูดเรื่องที่เฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งหรือบริษัทนั้น ๆ และเขียนว่าทักษะและความสามารถของเราเหมาะกับตำแหน่งนี้อย่างไรบ้าง

ข้อสำคัญคือ ถ้าหากส่งอีเมลสมัครงานไปที่บริษัทหลายแห่ง อย่าลืมเช็คให้มั่นใจก่อนว่าเราเขียนชื่อบริษัทถูกต้องหรือไม่

###ระมัดระวังกับการอ้างชื่อบุคคล

Augustine แนะนำว่าให้กล่าวถึงชื่อบริษัทที่เราเคยทำงานมาก่อนที่อาจจะเป็นบริษัทคู่แข่งหรือเป็นบริษัทลูกค้าของบริษัทที่เราต้องการสมัครงานลงในอีเมล เพราะจะทำให้บริษัทที่รับสมัครรู้สึกว่าเรามีความสนใจในสิ่งที่บริษัททำซึ่งจะกลายเป็นจุดขายของเรา

ในทางกลับกัน ไม่มีความจำเป็นจะต้องพูดถึงคนที่มีชื่อเสียงที่เราเคยพบมาก่อน เพราะการวิจัยในปี 2009 จาก University of Zurich พบว่าการอ้างชื่อบุคคลจะทำให้เราดูเก่งน้อยลง

###เพิ่ม Connection กับคนในบริษัท

ถ้าเรามีเพื่อนหรือคนรู้จักที่ทำงานอยู่ในบริษัทที่เรากำลังเขียนอีเมลเพื่อสมัครงาน Augustine แนะนำว่าให้อ้างถึงบุคคลเหล่านี้ใน Cover Letter โดยสามารถอ้างอิงได้ว่าบุคคลนั้น ๆ แนะนำให้เราสมัครตำแหน่งนี้

นอกจากนี้ Augustine ยังแนะนำว่าให้ขอให้บุคคลที่เรารู้จักช่วยส่งอีเมลสมัครงานของเราไปยังฝ่ายบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายอีกทางหนึ่งด้วยนอกจากอีเมลที่เราเป็นผู้ส่งไปเอง ผลการศึกษาของ Glassdoor เผยว่า โอกาสที่จะถูกจ้างงานจะเพิ่มขึ้นสูงสุด 6.6% หากผู้ที่ทำงานในบริษัทเป็นผู้แนะนำเราโดยตรงให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

###อย่า Copy & Paste เนื้อหาใน Resume

Augustine แนะนำว่าเราไม่ควรคัดลอกเนื้อหาใน Resume เพื่อมาวางในส่วนเนื้อหาของอีเมล แต่เราควรจะแนบเอกสารหรือแนบลิงก์ Google Doc แทนเพราะจะดูเป็นระเบียบกว่า ข้อที่ควรระวังก็คือ หากแนบลิงก์ Google Doc อย่าลืมอนุญาตให้เปิดดูไฟล์เพียงอย่างเดียว (view only) เพื่อป้องกันไม่ให้ไฟล์ Resume ถูกแก้ไขทั้งโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ

###แสดง Soft Skills ที่มีให้เต็มที่

หลังจากเกิดความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นในช่วงโควิด-19 บริษัทก็ให้ความสำคัญกับ Soft Skills มากยิ่งขึ้นเพราะต้องการพนักงานที่สามารถปรับตัวกับสถานการณ์ที่ยากลำบากและผันผวนได้ นอกจากแค่การแสวงหาคนที่มีทักษะและมีความสามารถในการทำงาน

ดังนั้น สิ่งที่ควรทำคือการแสดงให้บริษัทเห็นว่าเรามี Soft Skills สำคัญ ๆ อย่าง การปรับตัวและความยืดหยุ่น หรือทักษะการคิดวิเคราะห์ และต้องแสดงให้เห็นว่าเราจะนำทักษะไปใช้ทำอะไรได้บ้างในตำแหน่งที่เรากำลังสมัคร และทักษะของเราจะเป็นประโยชน์กับบริษัทอย่างไรบ้าง

###ส่งอีเมลให้เร็วที่สุดหลังจากเห็นประกาศรับสมัครงาน

แน่นอนว่าเมื่อเห็นประกาศรับสมัครงานแล้ว การส่งอีเมลยิ่งเร็วเท่าไรก็ยิ่งดี เพราะเป็นไปได้ว่าหลังประกาศรับสมัคร จะมีผู้มีสมัครงานในตำแหน่งนั้น ๆ จำนวนมาก ซึ่งอาจทำให้บริษัทประกาศหยุดรับสมัครงานในเวลาอันรวดเร็วก็ได้ โดยทั่วไปแล้ว ควรสมัครงานภายใน 72 ชั่วโมงหลังจากมีการประกาศรับสมัครงาน

###ติดตามผลการสมัครงานอย่างรวดเร็ว

Augustine แนะนำว่าเราควรระบุด้วยว่าเราจะติดต่อไปที่ผู้รับสมัครในช่วงไหนเพื่อติดตามผลการสมัครงาน อย่างเช่น “I will follow up with you on [whatever date] once you’ve had time to review my application ” หรือ “ผม/ ดิฉันจะติดต่อคุณไปใน [วันที่ที่จะติดต่อ] เพื่อให้คุณมีเวลาพิจารณาใบสมัคร”

Augustine แนะนำให้ติดตามผลหลังจากส่งอีเมลสมัครไปแล้ว 1 สัปดาห์ ข้อสำคัญคืออย่าลืมบันทึกไว้ด้วยว่าจะติดตามผลการสมัครงานในวันไหน เพื่อไม่ให้ตัวเองลืมหลังจากแจ้งกับบริษัทไว้แล้วเพราะจะทำให้ดูไม่ดี

หากใครต้องการหางานประจำด้านเทคโนโลยีดี ๆ สามารถเข้ามาดูงานได้ที่ Blognone Jobs และถ้าต้องเขียนอีเมลเพื่อติดต่อกับบริษัท อย่าลืมนำวิธีเขียนอีเมล 11 ข้อไปใช้เพื่อเพิ่มโอกาสในการได้งานด้วย

ที่มา: Business Insider