Google ออกอัพเดต โดยเพิ่มฟีเจอร์สำคัญให้กับ Google Slides แอพนำเสนองานของ Google ทั้งบนเว็บ, แอพบน iOS และ Android

ฟีเจอร์ที่สำคัญมากในอัพเดตนี้คือฟีเจอร์ถามตอบหรือ Slides Q&A เป็นฟีเจอร์ที่ให้ผู้ชมส่งคำถามไปยังผู้พรีเซนท์ขณะที่ผู้พรีเซนท์กำลังพูด ไม่ต้องจำมาถามในช่วงถามตอบ และผู้ชมคนอื่นสามารถโหวตคำถามที่ตนเองก็ต้องการรู้ได้เช่นกัน เมื่อถึงช่วงถามตอบผู้พรีเซนท์จะเห็นคำถามทั้งหมด ถ้าคำถามเยอะก็สามารถเลือกเรียงตามคะแนนโหวตได้ โดยอาจจะตอบคำถามที่คนโหวตเยอะสุดแล้วเรียงลงมา (ลองดูตัวอย่างการใช้งานจาก Shree Bose ที่ Google ได้เคยแนะนำให้ใช้ฟีเจอร์นี้ในการพรีเซนท์งานของเธอท้ายข่าว)

แอพ Google Docs มีอัพเดตบนหลายแพลตฟอร์ม สำหรับเวอร์ชันบนเว็บและบน Android มีฟีเจอร์ใหม่ชื่อ Outline Tool ช่วยให้เราดูโครงสร้าง (outline) ของเอกสารได้ง่ายขึ้น โดยอิงตาม heading ภายในเอกสารนั้นๆ

ในกรณีที่เป็น Android เวลาเลื่อนหน้าจอด้วยแถบ scrollbar ด้านข้าง แอพ Google Docs จะแสดง header ของเอกสารให้ดูด้วยว่า ขณะนั้นเราเลื่อนจอไปถึงส่วนไหนของเอกสาร

ส่วน Google Docs for iOS ก็มีอัพเดตเล็กน้อย โดยปรับให้รองรับขนาดหน้าจอใหญ่ของ iPad Pro แต่ยังไม่รองรับฟีเจอร์แบ่งครึ่งจอของ iOS 9 ครับ

Google Docs เพิ่งปรับปรุงฟีเจอร์ครั้งใหญ่ เพิ่มเทมเพลตเอกสารจำนวนมาก ไปเมื่อปีที่แล้ว ล่าสุดกูเกิลจับมือกับพาร์ทเนอร์หลายราย ออกเทมเพลตเอกสารแบบมืออาชีพให้กับ Docs, Sheets, Slides

ตัวอย่างพาร์ทเนอร์ของกูเกิลได้แก่ Intuit QuickBooks ซอฟต์แวร์บัญชีชื่อดัง ออกเทมเพลตบัญชีให้กับ Sheets ให้ธุรกิจขนาดเล็กใช้งาน, ผู้เขียนหนังสือ Made to Stick ออกเทมเพลตสำหรับ Slides ให้นำเสนอได้อย่างมีพลัง เป็นต้น

การใช้งานก็เข้าไปที่ Docs, Sheets, Slides ในหน้าสร้างเอกสารใหม่จะมีเทมเพลตเหล่านี้โผล่มาให้เลือก พร้อมกับชื่อพาร์ทเนอร์ครับ

ปีที่แล้ว Google Docs รองรับการพิมพ์งานด้วยเสียงหรือ Voice Typing แต่ยังมีข้อจำกัดที่เป็นการพิมพ์งานไปข้างหน้าอย่างเดียวเท่านั้น

ปีนี้ Google Docs พัฒนาฟีเจอร์พิมพ์งานด้วยเสียงเพิ่มเติม เราสามารถสั่งให้เลือกคำที่พิมพ์ไปแล้วเพื่อเปลี่ยนเป็นคำอื่นได้ และรองรับการจัดฟอร์แมตเอกสารด้วยเสียงพูดได้อีกด้วย ("apply heading 1") ดูคลิปประกอบน่าจะเข้าใจง่ายขึ้นครับ

Google Forms อาจเป็นแอพที่ถูกลืมในชุด Google Drive/Docs แต่หลังจากหยุดพัฒนามานานหลายปี กูเกิลก็ยกเครื่อง Google Forms ครั้งใหญ่ หน้าตาสวยงามกว่าเดิมมาก และมีฟีเจอร์เพิ่มเข้ามาอีกหลายอย่าง

Google Docs เวอร์ชันเว็บเพิ่มฟีเจอร์ชุดใหญ่ แยกรายละเอียดได้ดังนี้

กูเกิลอัพเดตฟีเจอร์เล็กๆ แต่สำคัญให้กับแอพจดโน้ต Google Keep นั่นคือถ้าหากจดโน้ตแล้วยาวขึ้นเรื่อยๆ จนเริ่มไม่ได้เป็นแค่โน้ตแล้ว ก็สามารถคัดลอกเนื้อหานั้นไปเป็นเอกสารบน Google Docs ได้ทันทีจากเมนู "Copy to Google Doc" จากนั้นจะมีปุ่มให้เปิดเอกสารที่ถูกทำสำเนาไปยัง Google Docs แล้ว

ฟีเจอร์นี้ยังใช้ได้เฉพาะ Google Keep บน Android เท่านั้นครับ

กูเกิลเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้แอพเอกสารนำเสนอ Google Slides โดยผู้ใช้งานสามารถนำเสนอเอกสารขึ้นจอจากระยะไกล ร่วมกับ Google Hangouts ได้แล้ว

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้การประชุมระยะไกลสะดวกขึ้นมาก เพราะฝ่ายที่นำเสนอมีเพียงแค่สมาร์ทโฟนที่ติดตั้งแอพ Google Slides จากนั้นสั่งเข้าประชุมใน Hangouts แล้วกดปุ่มนำเสนอ เอกสารจะแสดงบนจอของผู้เข้าร่วมประชุมได้เลย (ดูคลิปประกอบ)

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะบน Android เท่านั้นครับ

กูเกิลซื้อแอพออฟฟิศ Quickoffice มาเมื่อปี 2012 จากนั้นก็ค่อยๆ ผนวกฟีเจอร์ของ Quickoffice เข้ามาใส่ในแอพ Google Docs/Sheets/Slides อย่างต่อเนื่อง จนเมื่อปีที่แล้ว กูเกิลประกาศหยุดพัฒนา Quickoffice และถอดออกจากสโตร์

สำหรับคนที่ยังติดตั้ง Quickoffice อยู่ในเครื่อง กูเกิลได้ปล่อยอัพเดต Quickoffice อีกรอบ แอพยังใช้งานได้แต่จะมีข้อความแจ้งว่า Quickoffice หยุดพัฒนาแล้ว ขอให้ย้ายไปใช้ Google Docs/Sheets/Slides แทน (ในกรณีที่เราไม่ได้ติดตั้งแอพชุดนี้ไว้ในเครื่อง Quickoffice ยังใช้งานได้ แต่ถ้าติดตั้งแล้วจะย้ายไปใช้แอพชุดใหม่ให้แทน)

วันนี้ Google ออกอัพเดตแอพ Google Docs, Sheets และ Slides บน iOS เพื่อรองรับ iPhone 6/6 Plus ส่วนความสามารถอื่นแยกเป็นรายแอพมีดังนี้

Google Docs​ (1.1.6)

• ดูและแก้ไขข้อความในตาราง
• ปรับปรุงระบบตัวช่วยการเข้าถึง (accessibility) เพื่อให้ใช้เครื่องมือแก้ไขข้อความหลักของระบบ
• ปรับปรุงการอ่านและแก้ไขเอกสารผ่านหน้าจอตัวอักษร Braille
• ปรับปรุง VoiceOver เมื่อใช้คีย์บอร์ด Bluetooth

Google Slides (1.0.5)

กูเกิลเพิ่มความสามารถให้ Google Docs/Drive ดังนี้

คนที่ใช้ Google Docs ทำงานเอกสารแบบจริงจังน่าจะพอทราบดีว่าฟีเจอร์แทรกตารางของ Google Docs ไม่สามารถสั่ง "ผสานเซลล์" (merge cells) ได้ (แต่ถ้าอัพโหลดไฟล์มาจากที่อื่นสามารถแสดงผลได้)

ล่าสุดกูเกิลประกาศฟีเจอร์ใหม่ให้ซอฟต์แวร์ชุด Google Drive โดยกรณีของ Google Docs รุ่นล่าสุดสามารถสั่ง merge cells ได้แล้ว และยังตั้งค่ารูปภาพที่แทรกในเอกสารได้ เช่น ปรับสี-ความสว่าง-ความโปร่งใส วิธีการคือคลิกที่ภาพแล้วเลือก Image options

ส่วน Google Slides ก็ได้ฟีเจอร์เล็กๆ หนึ่งอย่างคือแทรกเลขหน้าลงในสไลด์ได้แล้ว

ที่มา - +Google Drive

Google Drive และชุดเครื่องมือแก้ไขเอกสารทั้ง Google Docs, Sheets, Slides, Drawings และ Forms ได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ สำหรับช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่มีปัญหาด้านการมองเห็น

Google ได้เปิดตัวแอพ Slides แยกจาก Google Drive ตามหลัง Android ที่ออกไปก่อนหน้า ซึ่ง Google แยกออกมาจาก Google Drive แบบ Docs และ Sheets

ส่วนด้านแอพ Docs และ Sheets ก็มีอัพเดตเล็กน้อยเช่นกัน ซึ่งพออัพเดตแล้ว ทั้งสามแอพจะสามารถแก้ไฟล์จาก Microsoft Office ได้เช่นเดียวกับบนเว็บและแอพบน Android

แอพ Slides สามารถดาวน์โหลดได้บน App Store

ที่มา - Google Drive Blog

หลังจากกูเกิลแถลงที่ Google I/O อัพเกรดให้ Google Docs/Sheets/Slides เวอร์ชันเว็บ สามารถแก้ไขไฟล์จาก Microsoft Office โดยไม่ต้องแปลงไฟล์ก่อน และ Google Docs รองรับฟีเจอร์ Suggested Edit แบบ Microsoft Office แล้ว ล่าสุดกูเกิลเผยว่าตั้งแต่วันศุกร์ที่ผ่านมา Google Docs จะแปลงข้อมูลการติดตามการแก้ไขเอกสาร (tracked change) ของ Microsoft Word บนไฟล์ .docx เป็น Suggested Edit โดยอัตโนมัติ

ใครที่คิดไม่อยากติดตั้ง Microsoft Office แต่ติดเรื่องแก้เอกสารร่วมกันบน Google Docs ที่ไม่ค่อยสะดวกและเป็นระบบ คงจะสบายใจขึ้นครับ

นอกจาก Google Drive for Work สำหรับภาคธุรกิจแล้ว กูเกิลยังออกของใหม่ให้ Google Drive รุ่นปกติอีกชุดใหญ่ครับ

ส่วนของการจัดการไฟล์

แอพ Google Drive ของกูเกิลมีความสามารถในการแก้ไฟล์เอกสาร (Docs) ตารางคำนวณ (Sheets) และเอกสารนำเสนอ (Slides) อยู่แล้ว แต่เพื่อให้คนเข้าถึงบริการเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น (รวมถึงต่อสู้กับคู่แข่งอย่าง Office for iPad ได้ดีขึ้น) วันนี้กูเกิลจึงจับบริการเหล่านี้ออกมาเป็นแอพแยกต่างหาก

ความสามารถของแอพจะเท่ากับตัวแก้เอกสารเดิมใน Google Drive ทุกประการ รองรับการแก้เอกสารแบบออฟไลน์ได้ ส่วนตัวแอพ Google Drive จะลดบทบาทลงเหลือแค่การดูและจัดการเอกสารบนกลุ่มเมฆเท่านั้น (ถ้าอยากแก้เอกสารจะมีลิงก์ให้ดาวน์โหลดแอพชุดใหม่นี้แทน)

กูเกิลประกาศว่าเว็บแอพ 2 ตัวในตระกูล Google Drive คือ Google Docs (เอกสาร) และ Google Sheets (ตารางคำนวณ) มีระบบส่วนเสริมหรือ add-on แล้ว โดยจะอยู่ในเมนูอันใหม่ชื่อ Add-ons

Add-on ที่ร่วมเปิดตัวมีหลายอย่าง เช่น ระบบ workflow ของเอกสาร, การพิมพ์ที่อยู่ปะหน้าจดหมายครั้งเดียวเป็นจำนวนมากๆ, การทำสารบัญ-บรรณานุกรม, การทำจดหมายเวียน (mailmerge) แล้วส่งออกทางอีเมล, ทำกราฟหรือชาร์ท เป็นต้น

ตอนนี้กูเกิลยังไม่เปิดให้นักพัฒนาทั่วไปสร้าง add-on สำหรับ Google Docs/Sheet และยังจำกัดเฉพาะนักพัฒนาหรือบริษัทที่เป็นพาร์ทเนอร์กับกูเกิลเท่านั้น

ที่มา - Google Enterprise

Google Sheets กลายเป็นแอพตัวที่สามในตระกูล Google Drive ที่รองรับการแก้ไขสเปรดชีตแบบออฟไลน์ (ข่าวของ Google Docs และ Google Slide)

ฟีเจอร์อื่นๆ ในการอัพเดตรอบนี้ได้แก่

Google เพิ่มฟีเจอร์การป้อนคำโดยการเขียนให้แก่ Gmail และงานแก้เอกสาร Google Docs แล้ว โดยผู้ใช้สามารถใช้เม้าส์หรือแป้นสัมผัสในการเขียนอักขระภาษาต่างๆ เพื่อป้อนคำศัพท์เข้าสู่เมล์และเอกสารได้อีกช่องทางหนึ่งนอกเหนือจากการพิมพ์ตามปกติ

ผู้ใช้เพียงแค่เลือกเปิดฟีเจอร์การป้อนคำโดยการเขียน ซึ่งแทนด้วยสัญลักษณ์รูปดินสอจากเมนูเครื่องมือการป้อนอินพุตของ Gmail หรือ Google Docs จากนั้นก็สามารถเขียนอักขระเพื่อป้อนเข้าสู่เอกสาร ซึ่งสามารถเขียนอักขระคราวละหลายตัวก็ได้

กูเกิลประกาศปรับหน้าตาของตัวแก้เอกสารสำนักงานบน Google Drive อีกเล็กน้อย โดยเพิ่มไอคอนสีแสดงว่าตอนนั้นเรากำลังใช้โปรแกรมอะไรที่มุมซ้ายบนของเว็บเพจ (ดูภาพประกอบ) และปรับขนาดของ header ให้มีขนาดเล็กลง แสดงเอกสารได้มากขึ้น

• Docs ใช้ไอคอนสีน้ำเงิน
• Spreadsheet และ Form ใช้ไอคอนสีเขียว
• Presentation ใช้ไอคอนสีเหลือง
• Drawing ใช้ไอคอนสีแดง

ไอคอนเหล่านี้จะแสดงเฉพาะหน้าแก้ไขเอกสารเท่านั้น ไม่แสดงในหน้ารายชื่อเอกสาร (หน้าหลักของ Google Drive)

ที่มา - +Google Drive

หน่วยงานบริการคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยอ๊อกซฟอร์ด สั่งบล็อคการใช้งาน Google Docs จากเครือข่ายภายในมหาวิทยาลัย เนื่องจากปัญหา phishing

ต้นตอของปัญหาคือมีผู้ประสงค์ร้ายสร้างฟอร์มด้วย Google Docs โดยปลอมตัวเป็นหน่วยงานบริการคอมพิวเตอร์ และส่งลิงก์ของฟอร์มนี้ไปยังอีเมลของนักศึกษา-บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย แจ้งว่าระบบอีเมลมีปัญหา ให้กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเพื่อให้ศูนย์บริการคอมพิวเตอร์แก้ปัญหาให้

Google Drive รองรับการแก้เอกสาร Docs แบบออฟไลน์ ไปเมื่อกลางปีที่แล้ว คราวนี้ถึงคิวที่สองคือ Slides หรือเอกสารนำเสนอบ้าง

ฟีเจอร์นี้ยังใช้ได้เฉพาะ Chrome/Chrome OS เท่านั้น วิธีใช้คือเปิดตัวเลือก offline editing ของ Drive/Docs จากนั้นก็สร้างหรือแก้เอกสารนำเสนอของ Slides แบบออฟไลน์ได้ทันที

กูเกิลบอกว่ากำลังพัฒนาให้ตารางคำนวณหรือ Google Sheets ทำงานแบบออฟไลน์ได้ด้วย

ที่มา - Google Drive Blog

จากที่แอพ Google Drive เปิดให้แก้ไฟล์เอกสารไปก่อนหน้านี้ คราวนี้เป็นคิวของไฟล์ตารางงาน spreadsheet บ้างแล้ว

ฟีเจอร์นี้ใช้ได้ทั้ง Google Drive บน Android, iPhone, iPad โดยผู้ใช้สามารถเปลี่ยนฟอนต์ ปรับขนาดคอลัมน์ เรียงข้อมูลในตาราง ฯลฯ ได้

นอกจากฟีเจอร์ด้าน spreadsheet แล้ว ฝั่งงานเอกสารก็ปรับปรุงเรื่อง copy & paste เพิ่มเติม และเวอร์ชัน Android ยังสามารถแก้ข้อความในตาราง และสร้างช็อตคัตไปยังไฟล์เอกสารบนหน้าโฮมสกรีนได้ด้วย

ที่มา - Google Drive Blog

หลังจากกูเกิลได้ประกาศว่าจะหยุดการสนับสนุนการส่งออก (export) ไฟล์ Office 97-2003 บนบริการ Google Apps รวมถึงเวอร์ชันของภาคธุรกิจ การศึกษา และหน่วยงานรัฐ ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม ก็มีลูกค้าเรียกร้องให้กูเกิลขยายเวลาการสนับสนุนออกไป ล่าสุดบริษัทก็ได้ประกาศว่าจะเลื่อนการสิ้นสุดการสนับสนุนไฟล์ Office แบบเก่านี้ไปจนถึง 31 มกราคมของปีหน้า

กูเกิลยังกล่าวว่าฟีเจอร์ใหม่ที่จะได้รับการเพิ่มเข้า Google Docs จะขึ้นกับไฟล์ Office รูปแบบใหม่ที่อยู่บนมาตรฐานแบบเปิด (.docx, .xlsx, .pptx) เพียงอย่างเดียว ดังนั้นใครที่ใช้ Google Docs บน Google Apps ควรใช้ไฟล์รูปแบบใหม่ได้แล้วครับ