ประโยชน์ของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning หรือ ERP) โดยระบบคลาวด์
โดย คุณสุทธิศักดิ์ จันทรจำนง ผู้จัดการประจำประเทศไทย ฝ่ายแอปพลิเคชัน บริษัทออราเคิล คอร์ปอเรชั่น (ประเทศไทย)

การใช้แอปพลิเคชั่นวางแผนทรัพยากรองค์กรผ่านระบบคลาวด์สามารถช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน สรรค์สร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ และยังขยายขีดความสามารถขององค์กร

บริษัทขนาดกลางจำนวนมหาศาลในประเทศไทยถือเป็นภาคส่วนที่สำคัญและกำลังเติบโตสำหรับเศรษฐกิจภายในประเทศ อย่างไรก็ตามมีเพียงไม่กี่องค์กรเท่านั้นที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีได้อย่างเต็มที่ เป็นเรื่องที่พูดถึงกันมากขึ้นสำหรับการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในขณะที่ประเทศไทยกำลังก้าวเข้าสู่ประชาคมอาเซียน (AEC) ซึ่งจะเป็นการสร้างโอกาสแก่ธุรกิจในประเทศไทยในการขยายธุรกิจไปยังตลาดต่างประเทศรวมถึงการขยายระบบการทำงานข้ามพรมแดนประเทศ แต่การที่จะประสบความสำเร็จในเป้าหมายนี้องค์กรทั้งหลายต้องมีความว่องไวและสามารถปรับตัวอย่างรวดเร็วในการใช้ประโยชน์จากโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ

ปัญหาที่หลายองค์กรประสบอยู่คือขาดระบบแอพพลิเคชั่นทางไอทีแบบบูรณาการ ซึ่งหมายความว่าการเติบโตด้านธุรกิจขององค์กรอาจชะงักงันได้ อย่างไรก็ตามระบบโซลูชั่นการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่ทำงานผ่านระบบคลาวด์สามารถช่วยให้องค์กรทั้งหลายทำงานได้อย่างรวดเร็วในการได้รับประโยชน์ทางธุรกิจในโอกาสต่าง ๆ และสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

เมื่อไม่นานมานี้การนำแอพพลิเคชั่นวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ผ่านระบบคลาวด์มาปรับใช้แบบสาธารณะได้รับความนิยมอย่างมาก โดยจากผลการวิจัยจากนิตยสารฟอร์บส์ (Forbes) และ ซีดีเน็ต (ZDNET) คาดการณ์ว่าในอีก 10 ปีข้างหน้าจะมีการนำแอปพลิเคชั่นทรัพยากรองค์กรผ่านระบบคลาวด์แบบสาธารณะมาใช้อย่างแพร่หลายเพิ่มขึ้นซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการทำงานของโปรแกรมวางแผนทรัพยากรองค์กรในรูปแบบเดิม และเมื่อมองลงไปในแต่ละส่วนของโปรแกรมวางแผนทรัพยากรองค์กรตั้งแต่ระบบการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management หรือ CRM) และการบริหารจัดการทุนมนุษย์ (Human Capital Management หรือ HCM) ไปจนถึงการบริหารด้านการเงินและการบริหารห่วงโซ่อุปทานจะพบว่าองค์กรเริ่มนำเอาระบบคลาวน์มาใช้งานเพื่อเพิ่มศักยภาพสำหรับกระบวนการต่าง ๆ อาทิด้านงานสรรหาบุคลากรและการบริหารจัดการรวมถึงระบบการขายอัตโนมัติ (Sales Automation)

อะไรคือกุญแจสำคัญที่จะสามารถช่วยสนับสนุนแนวความคิดนี้ และองค์กรจะได้ประโยชน์อะไรจากการใช้ ERP ผ่านระบบคลาวด์?
ร่นระยะเวลาในการทำงาน: ระบบคลาวด์ทำให้องค์กรสามารถใช้ฟังก์ชั่นการทำงานได้อย่างทันทีและประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่าโปรแกรมการทำงานแบบเดิม การทำงานผ่านระบบคลาวด์นั้นแผนกไอทีจะเน้นไปที่เรื่องการบูรณาการและเรื่องความปลอดภัยซึ่งนับว่าเป็นฟังก์ชั่นที่โดดเด่น โดยในโปรแกรมการทำงานแบบเดิมที่ใช้กันอยู่มีข้อกำหนดมากมายในเรื่องไอทีและเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายที่สูงในการดูแลรักษาเพื่อให้ใช้งานได้ต่อเนื่อง อีกทั้งยังเป็นโปรแกรมที่ซับซ้อนซึ่งไม่รองรับฟังก์ชั่นรูปใหม่ที่จะถูกผลิตออกมา

สรรค์สร้างนวัตกรรมอันโดดเด่น: การทำงานผ่านแอพพลิเคชั่นคลาวด์ฟังก์ชั่นจะทำงานบนระบบพื้นฐานร่วมกันซึ่งหมายความว่าผู้ใช้งานสามารถใช้งานภายใต้ในซอฟต์แวร์เดียวกัน ได้แต่ไม่สามารถให้ผู้ใช้งานกำหนดรูปแบบการใช้งานเองได้ อย่างไรก็ตามแอพพลิเคชั่นคลาวด์ยังพัฒนาศักยภาพที่สามารถรองรับการทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น รวมถึงสามารถแชร์ข้อมูลระหว่างกันได้ อีกทั้งแอพพลิเคชั่นนี้ยังมาพร้อมฟังก์ชั่นพื้นฐาน อาทิ การวิเคราะห์ เครื่องมือการทำงานร่วมกัน และรองรับการใช้งานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างง่ายดาย
ความสำเร็จที่วัดได้จริง: แอพพลิเคชั่นวางแผนทรัพยากรองค์ผ่านระบบคลาวด์ทำให้องค์กรชั้นนำต่าง ๆ สามารถปฏิบัติงานได้ทันทีทันที โดยปกติหลังช่วงทดลองใช้งานแล้ว องค์กรจะสามารถประเมินความสำเร็จที่เกิดขึ้นได้และเลือกใช้รูปแบบฟังก์ชั่นการทำงานที่เหมาะสมกับองค์กร แอพพลิเคชั่นนี้ได้เติบโตขึ้นมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และในปัจจุบันแอพพลิเคชั่นนี้สามารถรองรับการใช้งานด้านการเงินและการจัดซื้อในรูปแบบที่เหมาะสมกับองก์กรส่วนใหญ่ ซึ่งนับเป็นโอกาสทางธุรกิจและประโยชน์ที่ดียิ่งขึ้นตามเหตุผลที่มาจากลูกค้าที่ได้ใช้งานจริงดังต่อไปนี้

องค์กรจะเติบโตขึ้นด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้ :
กลยุทธ์สากล (Globalization strategy)
องค์กรให้บริการระดับมืออาชีพต่าง ๆ ได้เติบโตขึ้นย่างมากมายในกว่า 20 ประเทศ แต่ละประเทศได้นำโซลูชั่นด้านการเงินที่ใช้งานกันอยู่ทั่วไปมาใช้ตามความเหมาะสมและความต้องการของแต่ละประเทศซึ่งส่งผลให้ขาดความโปร่งใสและเข้าใจในเรื่องศักยภาพในการสร้างผลกำไรและต้นทุนของธุรกิจ โดยปัญาหนี้จะส่งกระทบกับความสามารถทางการเงินขององค์กร แอพพลิเคชั่นการวางแผนทรัพยากรองค์ผ่านระบบคลาวด์ (ERP) จึงนับเป็นทางเลือกใหม่ ที่จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาการติดตั้งระบบไอทีใหม่ ๆ ที่มีค่าใช้จ่ายสูง และยังง่ายต่อการออกแบบขั้นตอนการเงินใหม่แทนแบบเดิมที่ใช้อยู่ อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรก้าวเข้าสู่ระบบการทำงานที่วัดได้จริงที่เป็นรูปแบบเดียวกันและเป็นสากล นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาการทำงานร่วมกันระหว่างทรัพยากรทางการเงินในหลาย ๆ ประเทศกับข้อมูลการจัดการอย่างต่อเนื่องในหลาย ๆ ด้าน (ประเทศ, ทรัพยากรและขอบเขตบริการ ) ที่ใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการ

การขยายกิจการ (Business Expansion)
องค์กรขนาดกลางที่ใช้กลยุทธ์เข้าซื้อกิจการ (Acquisition Strategy) ได้สานต่อโปรแกรมวางแผนทรัพยากรองค์แบบเดิม ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าแต่โปรแกรมวางแผนทรัพยากรองค์แบบเดิมนี้ไม่สามารถที่จะขยายขอบเขตการทำงานจึงกลายเป็นปัญหาที่เสี่ยง เพราะหากองค์กรเติบโตขึ้นความต้องการของพนักงานไอทีและพนักงานที่คอยดูแลระบบก็ต้องเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย การใช้แอพพลิเคชั่นวางแผนทรัพยากรโดยระบบคลาวด์จึงตอบโจทย์เรื่องนี้ได้เพราะมีแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อรองรับธุรกิจทั้งที่มีอยู่ในปัจจุบันและในอนาคต ซึ่งช่วยลดต้นทุนด้านไอทีและงานควบคุมระบบเพราะแอพพลิเคชั่นตัวใหม่นี้สามารถใช้งานได้ง่าย

การจัดการกับระบบวางแผนทรัพยากรองค์ที่เก่า
องค์กรขนาดกลางของภาครัฐได้ใช้โปรแกรมวางแผนทรัพยากรองค์กรในช่วง 10-15 ปีที่ผ่านมา ระบบนี้กลายเป็นรูปแบบที่สามารถกำหนดได้เองมากขึ้น แต่ผลที่ตามมาคือค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาโปรแกรมที่สูงขึ้นและการอัพเกรดตัวโปรแกรมแทบจะทำไม่ได้เพราะข้อจำกัดด้านเทคนิค แต่ค่าใช้จ่ายในการใช้แอพพลิเคชั่นการวางแผนทรัพยากรองค์ผ่านระบบคลาวด์นั้นถูกกว่าค่าบำรุงรักษาโปรแกรมที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน อีกทั้งแอพพลิเคชั่นการวางแผนทรัพยากรองค์กรผ่านระบบคลาวด์ยังมีประสิทธิภาพในการทำงานที่เหนือกว่าด้วย
กรณีที่ยกมานี้บอกได้ว่าการแอพพลิเคชั่นการวางแผนทรัพยากรองค์ผ่านระบบคลาวด์ได้กลายเป็นทางเลือกเชิงกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดสำหรับองค์กรจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีระบบการวางแผนทรัพยากรซึ่งเน้นในส่วนของการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ การบริหารจัดการทุนมนุษย์และการจัดการด้านการเงิน และอีกกรณีหนึ่งคือโปรแกรมวางแผนทรัพยากรแบบเดิมสามารถแทนที่ได้ด้วยรูปแบบของแอพพลิเคชั่นการวางแผนทรัพยากรแบบผสมผสานซึ่งมีระบบความปลอดภัยที่ดีและมีการผสมผสานเชิงบูรณาการของระบบคลาวด์แบบสาธารณะเพื่อความสามารถทั่วไปในการวางแผนทรัพยากรองค์กรและระบบคลาวด์แบบส่วนตัวเพื่อความสามารถของการวางแผนทรัพยากรองค์กรในเชิงธุรกิจ
***