ปัจจัยความสำเร็จของการบริหารโครงการ นอกจากทักษะความสามารถของ Project Manager และทีมงานแล้ว ยังต้องอาศัยความพร้อมขององค์กรในการส่งเสริมให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรส่วนใหญ่เล็งเห็นความสำคัญของการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถด้านการบริหารโครงการ (Personal Competency) โดยจะเห็นได้จากการจัดการอบรมบุคลากรอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามการพัฒนาบุคลากรเป็นเพียงปัจจัยหนึ่งที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จ การที่โครงการจะสำเร็จและบรรลุวัตถุประสงค์ตามเป้าหมายนั้น ยังต้องอาศัยปัจจัยสำคัญอีกส่วนหนึ่ง คือ ความพร้อมด้านกระบวนการและเครื่องมือมาตรฐานในการบริหารโครงการ ขององค์กร (Organizational Maturity)
      การพัฒนา Maturity ขององค์กร คือการจัดทำกระบวนการและเครื่องมือมาตรฐาน ในการบริหารโครงการในองค์กร และวัดประสิทธิผลการทำงานของโครงการ เพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้องค์กร มีความสามารถในการบริหารโครงการที่ดีอย่างต่อเนื่อง ซึ่งนำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการและองค์กร ภายใต้ภาวะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันของธุรกิจ ระดับความพร้อมขององค์กรในการบริหารโครงการสามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ระดับดังนี้

1. Awareness Level
   คือระดับเริ่มต้นขององค์กรที่เริ่มมีการปรับเปลี่ยนการปฏิบัติการในองค์กรจาก Routine-Based มาสู่ Project-Based มาขึ้น พนักงานในองค์กรมีองค์ความรู้ในการบริหารโครงการ และตระหนักถึงความสำคัญของการบริหารโครงการ ที่ส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของธุรกิจ แต่ยังขาดกระบวนการในการทำงานที่ดีและเป็นมาตรฐาน ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับความสามารถเฉพาะตัวของ Project Manager องค์กรไม่สามารถควบคุมผลการดำเนินงานของโครงการให้คงเส้นคงวาและสม่ำเสมอได้ ขาดการจัดทำ Knowledge Sharing และมักจะประสบปัญหาเดิมๆซ้ำๆบ่อยครั้งในแต่ละโครงการ ใน Level นี้ องค์กรมักจะลงทุนในการจัดฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้ด้าน Project Management และ Project Manager ที่มีทักษะเป็นเลิศ มักจะมีค่าตอบแทนสูงแต่ต้องทำงานหนักเนื่องจากต้องดูแล Project หลายๆ Project ในเวลาเดียวกัน รวมถึงเกิดการแย่งชิง Resource ในการบริหารโครงการในองค์กร

2. Repeatable Level
   เป็นระดับที่องค์กรเริ่มเรียนรู้ที่จะ Setup กระบวนการให้เป็นมาตรฐานในการบริหารโครงการ แต่ยังคงเป็นมาตรฐานอย่างกว้างๆ และไม่มีหน่วยงานกลางที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการ Setup กระบวนการมาตรฐานและกำกับดูแลการบริหารโครงการให้เป็นไปตามมาตรฐาน (Project Management Governance) ในระดับนี้องค์กรสามารถ Repeat ความสำเร็จได้บ้างในบางส่วน และมีการสื่อสารเพื่อแบ่งปันข้อมูลระหว่างโครงการมากขึ้น ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับความสามารถของ Project Team รวมถึงผลการดำเนินงานในแต่ละ Project มีความใกล้เคียงกันมากขึ้น ในระดับนี้องค์กรมักเตรียมความพร้อมเพื่อจัดตั้งหน่วยงานกลางในการกำกับดูแลโครงการ (Project Management Office)

3. Defined Level
   คือระดับที่องค์กรมีหน่วยงานกลางในการกำกับดูแลโครงการ หรือ PMO และมีกระบวนการมาตรฐานในการบริหารโครงการที่เป็นมาตรฐานเดียวกันในระดับ Methodology, Process, Procedure, Form and Template การบริหารโครงการในระดับนี้จะมีความเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร โดยอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ PMO และผลการดำเนินโครงการจะมีความคงเส้นคงวาสม่ำเสมอ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของ PM หรือ Project Team เพียงอย่างเดียว แต่จะขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของ Standard Process ที่ถูก Setup โดย PMO เราจึงมักเรียกระดับขององค์กรในระดับนี้ว่า Single Methodology เพราะ PM และ Project Team จะทำงานด้วยเครื่องมือและกระบวนการที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน จุดอ่อนของระดับนี้ คือหากกระบวนการที่ PMO Setup ขึ้นมานั้นด้อยประสิทธิภาพ ก็จะทำให้ Project ในองค์กรด้อยประสิทธิภาพเหมือนกันหมดทั้งองค์กร ส่งผลให้ทีมงานหรือ PM เกิดการต่อต้าน PMO รวมถึงมีผลต่อกำลังใจของทีมงานในการผลักดันโครงการให้ประสบความสำเร็จ ปัจจัยความสำเร็จในการผลักดันองค์กรให้เข้าสู่ Maturity Level นี้ คือต้องได้ PMO Team ที่เข้าใจองค์กรและมีประสบการณ์ในการบริหารโครงการอย่างมาก รวมถึงเข้าใจวิธีการในการค่อยๆเปลี่ยนแปลงการทำงานขององค์กรอย่างค่อยเป็นค่อยไป และได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารอย่างเต็มที่และต่อเนื่อง

4. Managed Level
   เมื่อองค์กรสามารถกำกับดูแลการบริหารโครงการให้เป็นมาตรฐานเดียวกันแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องวัดผลการดำเนินงานของโครงการ เพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนาองค์กร ระดับนี้เป็นระดับที่เน้นการวัดผลโครงการในรูปแบบต่างๆ เช่น การวัด KPI ของ Project การวัด Effectiveness ของ Project ทั้งในเชิง Output และ Outcome การวัด ROI ของ Project หรือตัววัดอื่นๆ ที่สะท้อนความสำเร็จของโครงการ การผลักดันองค์กรให้เข้าสู่ Maturity Level นี้ได้ต้องผ่านการกำกับดูแลโครงการให้มีความคงเส้นคงวาและสม่ำเสมอในการบริหารโครงการเสียก่อน จึงจะถึงเวลามาตั้ง KPI ของ Project หากยังไม่สามารถกำกับดูแล Project ให้เป็น Single Methodology เสียก่อน การตั้ง KPI ก็จะไม่เกิดประโยชน์เพราะองค์กรไม่สามารถควบคุมผลการดำเนินการให้คงเส้นคงวาได้ จึงไม่สามารถควบคุมการบริหารโครงการให้บรรลุเป้าหมายตาม KPI ได้อย่างสม่ำเสมอทุกครั้ง ข้อควรระวังของการการผลักดันองค์กรเข้าสู่ Maturity Level นี้ คือต้องพิจารณาระมัดระวังไม่ให้ต้นทุนการวัด KPI ของ Project มีผลกระทบต่อการดำเนินการมากนัก และเลือก KPI ที่สำคัญมาวัดผลเท่านั้น เพราะการวัด KPI หลายๆด้านจะเกิดความเสี่ยงในเรื่องต้นทุนการดำเนินงานและความล่าช้าของงาน

5. Optimized Level
   ระดับขององค์กรที่เป็นสุดยอดของการบริหารโครงการ นั่นคือ การสามารถควบคุมให้การบริหารโครงการมีกระบวนการมาตรฐานเดียวกัน มีการวัดผลที่สะท้อนความสำเร็จของโครงการ และมีการนำผลการวัดมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงกระบวนการและสร้างมาตรฐานใหม่เพื่อพัฒนาความสามารถในการบริหารโครงการ ให้องค์กรมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ในระดับนี้องค์กรสามารถตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นโดยยังคงสามารถรักษามาตรฐานการบริหารโครงการได้แม้ในสภาวะที่มีความไม่แน่นอนสูง โดย PMO เป็นฝ่ายงานที่มีบทบาทสำคัญในการกำกับดูแลโครงการให้ตอบสนองต่อกลยุทธองค์กรและการเปลี่ยนของธุรกิจ เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)

ทั้งนี้การพัฒนาระดับความพร้อมขององค์กรในการบริหารโครงการ จำเป็นต้องศึกษาบริบทขององค์กรอย่างรอบด้าน และสื่อสารให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในองค์กรยอมรับในเป้าหมายเดียวกัน รวมถึงได้รับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจากผู้บริหาร ดังจะได้กล่าวถึงในบทความถัดไป

                                            อรินทรา ปัญญายุทธการ (PMP).      www.knowledgertraining.com

ข้อมูลอ้างอิง : OGC’s Portfolio, Programme and Project Maturity Model (P3M3)