ธุรกิจทุกวันนี้พัฒนาไปสู่การทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสารแบบพกพา บุคคลากรสามารถใช้เทคโนโลยีและอุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงานให้กับองค์กรทำให้ขอบเขตของช่วงเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวมีความชัดเจนน้อยลง อย่างไรก็ดีแม้ว่าร้อยละ78 ของบุคลากรที่ทำงานในสำนักงานจะใช้อุปกรณ์สื่อสารแบบพกพาในการทำงานแต่กลับพบว่ามีองค์กรเพียงร้อยละ36 ที่สามารถรองรับอุปกรณ์สื่อสารแบบพกพาของพนักงานได้ทั้งหมด[1] พนักงานมักจะใช้เครื่องมือด้าน IT ในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น โดยไม่คำนึงว่าอุปกรณ์เหล่านั้นจะเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลขององค์กร จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หน่วยงานสารสนเทศจะต้องรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้โดยให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้ข้อมูลส่วนตัวแต่จะต้องคงระดับการรักษาความปลอดภัยระดับองค์กรไว้
ภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกก็คือการที่องค์กรต้องเผชิญกับการตัดสินใจที่จะก้าวไปสู่การเป็นองค์กรที่รองรับการทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสารแบบพกพา ซึ่งนำไปสู่คำถามที่ว่าองค์กรจะมีแนวทางในการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการเปลี่ยนแปลงนี้ องค์กรที่รองรับการทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสารแบบพกพาอย่างแท้จริงนั้นคนทำงานจะต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเวลา ทุกสถานที่อย่างความปลอดภัย ปัจจุบันมีเครื่องมือที่ให้ประสบการณ์ทำงานเหมือนการใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัวและสามารถทำงานร่วมกัน (collaboration) รวมไปถึงสามารถทำ file sharing, virtual desktop infrastructure (VDI), และ security analytics ได้อีกด้วย
ประเด็นแรกที่องค์กรจะต้องให้ความสนใจในการรองรับการทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสารแบบพกพาคือการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวกปลอดภัย และ Syncplicity เป็นโซลูชั่นระบบ file sync และsharing ที่ออกแบบสำหรับการใช้งานในองค์กร ทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานโต้ตอบและแบ่งปันข้อมูลผ่านอุปกรณ์ส่วนตัว ในขณะที่มีความปลอดภัยและยังคงเป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆ ด้านสารสนเทศ ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกัน(collaborate) และแจกจ่าย(distribute)ไฟล์ทุกขนาดให้กับทีมงานขนาดใหญ่ต่างๆ ใช้งานได้กับทั้งภายในและภายนอกองค์กรโดยไม่ต้องอาศัยระบบ VPN และการกำกับของหน่วยงานสารสนเทศด้วยการทำencryption ทุกขั้นตอนตลอดการทำงาน นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถแชร์ข้อมูลได้ทั้งในลักษณะread-only และread-write.
ในมุมมองขององค์กรจะพบว่า Syncplicity ช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในเวลาเดียวกัน(synchronization) การแบ่งปันไฟล์ร่วมกัน(share) และการสำรองไฟล์ข้อมูล(backup) ของทั้งองค์กร ทั้งยังเป็นเครื่องมือที่จำเป็นในการสร้างประสิทธิภาพ ช่วยปกป้องข้อมูลขององค์กร และช่วยลดค่าใช้จ่ายทั้งในส่วนโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศตลอดจนถึงค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา ทำให้หน่วยงานสารสนเทศสามารถจัดการกำหนด policyได้จากส่วนกลางในการแชร์ไฟล์ การเข้าใช้งานอุปกรณ์ ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ตลอดจนถึงสามารถล้างข้อมูลในอุปกรณ์พกพาในกรณีที่เครื่องหายอีกด้วย
การที่พนักงานต้องการที่จะทำงานได้จากทุกที่ผ่านอุปกรณ์พกพาของพวกเขาเองซึ่งรวมไปถึงอุปกรณ์ที่ไม่ใช่พีซี เช่น สมาร์ทโฟน และ แท็บเล็ต ซึ่งจุดนี้คือส่วนที่ระบบvirtual desktop infrastructure จะช่วยสร้างประสิทธิภาพและสามารถทำงานได้จากทุกที่ ด้วยการแสดงผลการใช้งาน(interface)ที่ใกล้เคียงกันในทุกอุปกรณ์ที่ใช้งาน ทำให้ผู้ใช้สะดวกในการเข้าใช้งานข้อมูลและแอพพลิเคชั่นต่างๆ การอัพเดทข้อมูลลงในไฟล์ของ VDI ลงในศูนย์ข้อมูลกลางทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลเมื่อต้องย้ายไปทำงานบนอุปกรณ์ตัวอื่น นอกจากนี้การจัดเก็บและจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์แทนการจัดเก็บข้อมูลบนอุปกรณ์แต่ละเครื่องบนเครือข่ายยังช่วยให้หน่วยงานสารสนเทศสามารถควบคุมระบบได้ง่ายด้วยการรวมโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการสนับสนุนระบบ virtual desktopไว้ที่ศูนย์กลางเพียงแห่งเดียว
ด้วยโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศในศูนย์ข้อมูลที่ทรงพลัง ระบบ VDI จึงรองรับการขยายตัวโดยไม่กระทบกับการทำงานเดิมพร้อมทั้งยังใช้พื้นที่ในศูนย์ข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ และเนื่องจากไม่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลบนอุปกรณ์พกพาจึงทำให้เทคโนโลยี VDI ตอบโจทย์ที่สำคัญด้านความปลอดภัยเพราะไม่สามารถขโมยข้อมูลผ่านการเจาะระบบของอุปกรณ์หรือขโมยอุปกรณ์ได้ โดยเฉพาะในกรณีที่อุปกรณ์หายหรือพนักงานอยู่ในช่วงลางาน ระบบการจัดเก็บแบบรวมศูนย์นี้ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบ virtual กล่าวคือ สามารถ ติดตั้ง ดูแล และจัดการระบบต่างๆ ได้ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง
การเปลี่ยนแปลงขององค์กรและกระบวนการทำงานทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงบนเครือข่ายตลอดเวลา ทำให้องค์กรต้องเผชิญกับความเสี่ยงที่คาดไม่ถึงบนโครงสร้างของระบบเครือข่ายที่เกิดจากการเพิ่ม access point ซึ่งอาจเปิดโอกาสให้ malware เข้าไปแทรกแซงและกระจายในระบบเครือข่าย ในกรณีนี้หน่วยงานสารสนเทศสามารถใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ข้อมูล Big Data เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในการตรวจจับและอนุญาตพฤติกรรมการใช้งานที่ปกติ และ วิเคราะห์การท้าทาย (challenge) หรือสกัดกั้น ( block) การกระทำที่ผิดปรกติ ทั้งนี้ Security analytic จะช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรรวมถึงระบบ cloud และอุปกรณ์พกพาต่างๆ การอยู่บนสถาปัตยกรรมเดียวทำให้ข้อมูลทั้งหมดได้รับการตรวจจับ ทำดัชนี วิเคราะห์ แชร์ และสามารนำมาวิเคราะห์พฤติกรรมปกติของผู้ใช้เพื่อให้สามารถแยกแยะพฤติกรรมที่เป็นภัยคุกคามได้ นับเป็นเรื่องสำคัญที่สุดที่จะต้องให้ความสะดวกกับผู้ใช้โดยที่โซลูชั่นที่เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยจะต้องทำงานอยู่เบื้องหลัง
หน่วยงานสารสนเทศจำเป็นที่จะต้องประเมินทางเลือกและเครื่องมือควบคู่ไปกับการประเมินความต้องการขององค์กร ในขณะที่สารสนเทศและกระบวนการทำงานก้าวไปสู่ความเป็นโลกาภิวัตน์ได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบที่ผู้ใช้ติดต่อและทำงานร่วมกับหน่วยงานสารสนเทศ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หน่วยงานสารสนเทศจะต้องเตรียมพร้อมที่จะรับมือปัญหาด้านการรักษาความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับต่างขององค์กร และการจัดการต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์พกพาในการทำงาน เพื่อให้หน่วยงานสารสนเทศเป็นองค์กรที่สนับสนุนการทำงานเพื่อเพิ่มผลกำไรในการสร้างมูลค่าทางธุรกิจที่ดีกว่า และเอื้อให้เกิดนวัตกรรมต่างๆ และปรับเปลี่ยนตนเองจากการเป็นหน่วยงานที่เป็นต้นทุน )cost center) ไปสู่การเป็นทรัพยากรที่เพิ่มมูลค่าทางธุรกิจให้กับองค์กร

โดย นายนฐกร พจนสัจ
ผู้จัดการประจำประเทศไทย
บริษัท อีเอ็มซี อินฟอร์เมชั่น ซิสเต็มส์ (ประเทศไทย) จำกัด